En Dinecom, comúnmente nos encontramos con que nuestros clientes necesitan coordinar de mejor manera el uso de sus salas de reunión, por esto desarrollamos este artículo, comentando las mejores soluciones tecnológicas a este problema tan común en las empresas, y que son los sistemas de agendamiento para salas de reunión.
Condeco Meeting Room Booking Software
Descrita como una solución completa de reserva y agendamiento de salas de reuniones, la oferta de Condeco incluye módulos integrados para la gestión de visitantes, gestión de proveedores, videoconferencias y reservas de videoconferencias de Skype for Business o Microsoft Teams. La función de gestión de visitantes está diseñada para brindar a los huéspedes una experiencia sin complicaciones a su llegada, incluida la impresión automática de pases y la notificación del anfitrión cuando llegan los visitantes. También se puede integrar con los sistemas de seguridad existentes para acelerar el registro de visitantes. Además de la simple reserva de salas, se pueden solicitar los recursos necesarios, como equipos audiovisuales o catering. La solución también proporciona aplicaciones móviles para reservar.
Además del software, Condeco fabrica y soporta su propia cartelería digital en el espacio de trabajo para salas de reuniones, ofreciendo pantallas táctiles, wayfinder y señalización digital.
La compañía cree que la ventaja de su solución es que no requiere la participación de terceros, ya que ofrece una herramienta de gestión de espacio de trabajo dedicada con hardware integrado.
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Compatibilidad: calendarios de Microsoft Office 365 y Outlook, G Suite (sólo solución Connect).
Enterprise Room Scheduling Platform
Altamente escalable, el sistema de agendamiento de salas de reunión de Crestron le permite al usuario elegir el proveedor que mejor satisfaga las necesidades de la organización; eso incluye cartelería de disponibilidad de salas para los pasillos, pantallas táctiles de programación de salas de reunión, e información en pantalla, a través de Crestron Mercury, Air Media Presentation System, etc.) y también en el móvil, mediante Crestron Pinpoint.
Dado el enfoque de la compañía en el mercado empresarial, Crestron ha priorizado la seguridad, con características que incluyen control de acceso a la red, gestión integrada de contraseñas, implementación centralizada y aplicación de la configuración de seguridad con XIO Cloud. Los paneles de programación TSS admiten autenticación 802.1x, cifrado TLS, conectividad HTTPS e integración con el directorio.
Los paneles TSS-7 y TSS-10 se pueden montar sobre o fuera de la pared; además, donde otros paneles de agendamiento de salas de reunión tienen luces de disponibilidad de las salas instaladas a los costados del hardware, Crestron ofrece la opción de instalar una barra de luz que rodea la tableta de hardware, o bien un indicador de luz separado, que también puede tener el nombre de la sala grabado a medida, y que se instala bien arriba, por fuera de la sala, para que todos lo vean.
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Compatibilidad: Microsoft Exchange / Office 365, G Suite.
Evoko Liso
Combinando el software Evoko Home con el hardware de Liso, el objetivo de Evoko Liso es eliminar la molestia de reservar salas de reuniones al tiempo que proporciona información sobre la eficacia con la que se utiliza el espacio de la sala de reuniones; para ello, Evoko Liso, un gran sistema de agendamiento de salas de reunión, cuenta con un sistema muy completo de estadísticas, que arroja información sobre cosas como salas más utilizadas, e incluso, un listado de las personas que piden una sala de reunión, para bloquearla y luego no asistir a la reunión. Para ello, Evoko Liso se vale de un sistema de Check-in, que le obliga a quien solicita la sala, a identificarse al comenzar la reunión; de no hacerlo, la sala se libera y puede ser tomada por otra persona.
Las salas de reunión se pueden reservar a través del calendario central o individualmente en la sala misma; además, hoy en día, también ofrecen una app para tablets y smartphones, que funciona asociada por supuesto al sistema de correos de la organización.
Cada panel está equipado con lo que la compañía describe como un «aura», que es un set de luces de disponibilidad, de colores rojo, naranja, amarillo o verde, que rodea a la totalidad del equipo, como un halo, para comunicar el estado de la sala a medida que se acerca. Asimismo, para una mayor comodidad, el equipo posee detección de movimiento, para mostrar la información más relevante de la sala cuando alguien se acerca. Cuando se necesita hacer una reserva improvisada, Liso se puede usar para buscar otras salas en función de su disponibilidad, tamaño y el equipo disponible directamente desde el panel.
Liso también facilita la notificación de cualquier problema técnico, con los usuarios capaces de identificar e informar rápidamente fallas aisladas como proyectores o Wi-Fi con tres toques directamente en el panel. Eso quiere decir, que los usuarios de las salas pueden avisarle a los técnicos de TI que hay un componente de la sala de reunión que no está funcionando bien, desde la tableta, con lo cual se genera un ticket que el mismo equipo de TI recibe, informando de la situación.
Evoko señala que su solución está en uso por Volkswagen, Coca Cola, McDonald’s y el Senado de los Estados Unidos, entre otros.
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Compatibilidad:Microsoft Exchange 2010, Office 365, G Suite, IBM / Lotus Domino Smartcloud, IBM / Lotus Domino 8.5.3 – 9.x.
Extron Room Scheduling
Es un sistema independiente construido alrededor de los sistemas de paneles para el agendamiento de salas TouchLink® de Extron; los usuarios del sistema de agendamiento de salas de reunión, Extron Room Scheduling pueden hacer reservas directamente desde los paneles, una computadora, un teléfono inteligente o una tableta. Los paneles TLS vienen en tres tamaños: 5, 7 y 10 pulgadas, y se conectan directamente al servidor de correo y calendario de la organización y se pueden personalizar de acuerdo con los requisitos del usuario.
Adquirir los paneles es el único costo involucrado, pues no hay tarifas de licencia para la solución.
La disponibilidad de habitaciones también se puede gestionar con sensores de uso combinando paneles TouchLink con sensores de movimiento para reducir el riesgo de que las habitaciones estén reservadas, pero sin usar y se pueden mostrar como disponibles después de un tiempo definido por el usuario.
La programación de salas de Extron proporciona comunicaciones cifradas en todo el ecosistema y el acceso a las configuraciones de paneles y calendarios de recursos está asegurado de acuerdo con las credenciales definidas por la organización.
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Compatibilidad: Microsoft Exchange, Office 365, CollegeNET 25Live, Google Calendar.
Acendo Book Scheduling Panel
Los paneles independientes AMX by Harman’s Acendo Book Scheduling, el sistema de agendamiento de salas de reunión de AMX, están disponibles en versiones de 7 pulgadas y 10.1 pulgadas, con su diseño delgado que hace que sean fáciles de instalar en cualquier lugar de superficie plana, incluyendo vidrio o piedra. Ambos se integran directamente con los populares softwares de programación de salas: Microsoft Exchange, Office 365 y Google Calendar sin requisitos adicionales de hardware del sistema.
El color de fondo de la interfaz de usuario y las barras de disponibilidad de habitaciones incorporadas cambian entre rojo y verde para mostrar la disponibilidad de habitaciones, de modo que los usuarios puedan localizar y reservar fácilmente una sala disponible directamente desde el panel. Si esa habitación está reservada actualmente, los usuarios pueden localizar rápidamente la sala disponible más cercana o la próxima hora disponible.
Los paneles son similares en estilo al panel táctil Modero S Series de Harman / AMX y cuentan con una pantalla de alta resolución a todo color (1,024 x 600 para la versión de 7 pulgadas; 1,280 x 800 para la versión de 10.1 pulgadas). Ambos incluyen la tecnología patentada SmoothTouch de la compañía.
La instalación y la configuración son sencillas, lo que implica simplemente enchufar un cable Ethernet y ejecutar el asistente de configuración único basado en el panel para que el panel funcione en cuestión de minutos con un entrenamiento mínimo.
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Compatibilidad: Microsoft Exchange, Office 365, Google Calendar
Joan
La característica distintiva del sistema de agendamiento para salas de reunión de la compañía eslovaca Visionect, Joan, es su uso de una gama de pantallas de tinta electrónica que minimizan el consumo de energía y por lo tanto, su propio costo, y el de la operación, además de convertirlo en una solución sostenible. Esto también significa que las pantallas son recargables (hasta 12 meses con una sola carga), lo que, con la inclusión de Wi-Fi, significa que se elimina el cableado.
Disponible en una variedad de tamaños y versiones: tabletas de 6 pulgadas -para reuniones y ejecutivas- y de 13 pulgadas -Premium, de mesa y en el aula-, Joan también admite una aplicación móvil para la reserva de salas, mientras que su plataforma en línea permite gestión de dispositivos. Esto permite al usuario elegir diferentes configuraciones para diferentes dispositivos (por ejemplo, activar y desactivar las funciones) y comprobar el nivel de la batería y la señal de Wi-Fi, así como obtener una descripción completa de la instalación.
Las versiones ejecutivas proporcionan un informe analítico semanal, enviado directamente a las cuentas de correo electrónico designadas. Muestra el uso, la ocupación, el número de reuniones, reservadas en el lugar o mediante reuniones de calendario y más.
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Compatibilidad: Microsoft Exchange, Office 365, G Suite, iCalendar, Slack
Teem
Teem, una solución de software basada en la nube para el agendamiento de salas de reunión, y por lo tanto, escalable, incluye software para pantallas de salas de reunión, navegación en pasillos, búsqueda de espacios interiores. También ofrece un software de gestión de visitantes para recibir de manera segura y eficiente a los visitantes en las instalaciones de una organización. Teem también puede identificar los espacios disponibles, mientras que en una organización que utiliza salas de reunión no reservables, los sensores de ocupación pueden mostrar automáticamente qué espacios están disponibles. La interacción de voz es posible para la integración de Teem con Alexa for Business.
La red de socios de Teem permite a Teem integrarse con otras soluciones tecnológicas en el lugar de trabajo, incluidas las de Aruba, Crestron, Currents de GE, Enlighted y más.
Para saber más de TEEM, haga click en éste link
Compatibilidad: Microsoft Exchange, Office 365, Google Calendar
Si necesita alguna de estas soluciones en su empresa, no dude en contactarnos y le acompañaremos encontrando la opción que mejor se ajuste a sus necesidades.
