La relevancia que tienen las estadísticas en videoconferencia
Constantemente escuchamos hablar de que las organizaciones “reconocen los beneficios de la videoconferencia para sus empresas” y que “hay un ROI real para aquellas organizaciones que la utilizan”. Incluso es posible que a usted lo hayan convencido con el hecho de que aquellas empresas que utilizan videoconferencia “han reducido sus costos en un tercio”, o algún otro hecho basado libremente sobre algún “hecho que podría ser cierto” que ha estado siendo utilizado desde siempre. O desde el inicio de las comunicaciones de video, también. La relevancia que tienen las estadísticas en videoconferencia
Sin embargo, no es TAN importante que una empresa que tiene 5 veces el tamaño de la suya, en una industria que usted no entiende y quizás en un continente remoto se haya dado cuenta de algunos de los beneficios tangibles de la tecnología de videoconferencia, en aquella oportunidad.
No; es mucho más importante que los beneficios sean reconocidos al interior de SU empresa, con SUS empleados, en términos de lo que a USTED le parece importante. La relevancia que tienen las estadísticas en videoconferencia
Incremento en la productividad y la eficiencia, baja en los costos
Entonces usted ya tiene un sistema de videoconferencia en su organización.
Sabe perfectamente bien que si la utiliza de la forma correcta, podría mejorar su productividad y eficiencia, y una obtener una consiguiente baja en sus costos.
Sabe que su inversión puede resultar en un grupo de empleados felices y sabe que el efecto cara a cara que tiene la comunicación con un cliente, un comprador o un socio estratégico es clave.
También sabe que obteniendo un excelente Retorno de la Inversión –el cómo su inversión le reportará dinero a su organización sobre el curso de los próximos meses y años- le sentará poderosamente bien a su relación con los jefes de su empresa. La relevancia que tienen las estadísticas en videoconferencia
Y para aquellos que ya instalaron el sistema, ya sea su Jefe de la Plataforma TI, su analista de sistemas, o el nombre que tenga, es importante que ellos puedan probar el valor que genera la inversión que ellos activamente le han ayudado a promover. La relevancia que tienen las estadísticas en videoconferencia
Entonces, ¿se está usando realmente mi inversión?
Y, ¿cómo puedo saber si alguien está usando realmente el sistema? O bien, ¿están siendo utilizados a su máxima capacidad? La relevancia que tienen las estadísticas en videoconferencia
Habiendo tantos otros factores que podrían servir a modo de indicadores de resultados, como por ejemplo el descenso de los viajes de trabajo, o bien que su compañía acaba de cerrar nuevas oficinas fuera de su país, su fuerza de trabajo ha incrementado, o ha implementado una política de trabajo desde el hogar; se vuelve bien difícil apuntar a los efectos positivos más concretos que la implementación de la videoconferencia dejó, y está dejando en su organización como un todo. La relevancia que tienen las estadísticas en videoconferencia
Sin embargo, reconocer esos efectos es crítico. Es crítico para que el área de finanzas entienda hacia dónde están dirigiéndose las lucas, y por qué. La relevancia que tienen las estadísticas en videoconferencia
Es crítico también saber si las inversiones están siendo utilizadas a su máximo potencial, de modo tal que la decisión de expandir o de reducir una implementación se haga sobre la idea de que los equipos están ocupándose al máximo y por lo tanto sea en base a hechos en lugar de hacerlo en base a suposiciones.
Y es crítico finalmente para analizar el uso, la capacidad y la calidad de su inversión, de forma de asegurar la mejor instalación de los equipos en el lugar correcto, o que las Salas Virtuales correctas de su nube de videoconferencia fueron entregadas a las personas correctas del equipo.
¿Cuáles son los factores que importan para usted?
Para algunos, el método tradicional de preguntarse “¿cuánto están costándole sus reuniones, financieramente hablando?” es suficiente. “¿Cuántos kilómetros se está ahorrando con videoconferencias?” “¿Cuánto tiempo se está ahorrando en la reducción de los viajes para reuniones?”.
Para otros, son los beneficios más blandos los que más importancia les suponen. “¿Qué tan productivos se han vuelto mis empleados?” “¿Qué tanto más eficientes son mis reuniones?”.
Sin embargo, hay más preguntas que es necesario hacerse. “¿Tienen buena calidad mis reuniones, como para asegurar que mis empleados están felices usando los sistemas?” “¿Son todas mis reuniones lo suficientemente accesibles como para asegurar que todas las próximas reuniones se puedan hacer a través de la videoconferencia?” “¿Se sienten los usuarios, cómodos, al usar la tecnología?”
Estos y otros tantos factores más necesitan ser apropiadamente comprendidos para entender realmente lo que pasa y maximizar el Retorno de la Inversión de las comunicaciones de video. Y eso solamente se puede hacer si se recolecta información que luego se analice y reporte. La relevancia que tienen las estadísticas en videoconferencia
¡Recolecte la información!
Muchos desarrolladores de videoconferencia como Polycom, Cisco y Lifesize entregan una gran cantidad de soluciones de análisis y reportes que pueden integrarse a los ambientes de videoconferencia para entregar datos y estadísticas que ayuden a medir el ROI. La relevancia que tienen las estadísticas en videoconferencia
Algunos vendors de hecho entregan servicios que ayudan a eso, como Vyopta, –servicio que describimos en éste artículo-, y en general los servicios de nube entregan información rápida que recolecta los datos por uno, y entregan un gran rango de informes que dan una luz de claridad sobre el uso de los sistemas y los ahorros en los que uno a veces ni siquiera habría reparado, o pensado que existían antes de que la solución fuera implementada.
Utilizando por ejemplo nuestro servicio Dinecom Cloud, puede recibir información muy simple de digerir y de analizar.
Nosotros por ejemplo entregamos detalles sobre las llamadas, tiempo utilizado en cada una de ellas y sus minutos de uso, presentado en gráficos que también incluyen datos sobre las pérdidas de paquetes y los dispositivos utilizados en las reuniones.
Los administradores pueden ver un reporte de todas las sesiones de videoconferencia realizadas, en qué minuto del día, con la cantidad de participantes que hubo y la calidad de cada llamada en particular.
Yendo más hacia lo específico, podemos detectar qué participante ingresó a la llamada, con qué dispositivo se unió, el ancho de banda consumido y la pérdida de paquetes de cada usuario por separado.
Podemos incluso saber sobre la versión de software de los dispositivos, protocolos utilizados y más; si acaso está interesado en tener información consistente. La relevancia que tienen las estadísticas en videoconferencia
Ahora, ¡analícela!
Las estadísticas de rendimiento de una llamada, como por ejemplo la pérdida de paquetes, el jitter, y el bit rate pueden ayudarlo a analizar la calidad de las llamadas, y permitirle detectar problemas recurrentes en los endpoints de su red, los cuales podrían estar teniendo un efecto negativo en el uso y adopción de los mismos.
Y es solamente cuando un sistema de videoconferencia está siendo usado que uno puede notar los beneficios. La relevancia que tienen las estadísticas en videoconferencia
Los reportes de uso muestran quienes están utilizando las salas virtuales, cuáles son los equipos de videoconferencia que están llamando a las salas, y cuáles son los equipos móviles y los sistemas operativos que están siendo ingresados a las conferencias. La relevancia que tienen las estadísticas en videoconferencia
Ahora bien, con esa información puede usted comenzar a reconocer los puntos claves que le permitirán maximizar y calcular el ROI.
- ¿Hay equipos que están siendo utilizados más que otros?
Esto podría significar que quizás necesite más capacitación, o que ese equipo quizás debería ser cambiado de oficina.
- ¿Hay más usuarios activos que otros?
Obtenga sus respuestas. Por qué están usando los equipos? ¿Podría ser la razón para hacer crecer su ecosistema de videoconferencia? ¿Están viajando todavía para realizar sus reuniones? De ser así… ¿Por qué? ¿Les falta a sus clientes o colegas acceso a un sistema de calidad como para reunirse? ¿Hay problemas por el lado de su WAN que estén impidiendo que las llamadas se hagan?
- Integre sus datos con un medidor del ROI para viajes
Entendiendo realmente cuántas reuniones se realizan, entre quienes y dónde, una mirada MUCHO MÁS realista del consumo de las horas y del tiempo que se están ahorrando es algo que se puede ver. Incluso si las horas y costos de viajar son los únicos factores medibles que se pueden asociar a la videoconferencia, sigue siendo un cálculo tremendamente importante para hacerse, y para reportarle a la cadena de mando.
Es importante ver los cambios sobre el tiempo, también. Una vez que haya analizado todos los datos y haga realizado los cambios necesarios; ya sea a través de mejores capacitaciones, cambio de ubicación de los sistemas, actualizaciones de software, mejoras sustanciales en las redes de su empresa, o lo que sea, comenzará a ver un cambio dentro de los datos que maneja. Al descargar esta información, con gráficos y estadísticas, y compararlos de forma mensual, en cuartos o de forma anual, podrá ir ubicándose sobre dónde poner de mejor forma sus esfuerzos; y será posible entonces mostrar que los cambios que ha estado haciendo tienen un resultado positivo en una forma que a su organización le hace bien.
Hable con nosotros hoy, para discutir la posibilidad de implementar nuestra nube de videoconferencia en su red, o de ver la posibilidad de conversar sobre las distintas soluciones de análisis que existen hoy.
