En esta edición del Blog de DINECOM revisaremos las tendencias que están llevando a los proveedores de herramientas de comunicación a abordan la fatiga de videoconferencias durante la pandemia.
Las videoconferencias se dispararon durante la pandemia, cuando las reuniones en la oficina no eran posibles. Zoom, Microsoft y otros proveedores de tecnología se beneficiaron enormemente de la contingencia, ya que el uso de sus plataformas de videoconferencias creció en tres dígitos.
Desafortunadamente, la solución a un problema inmediato dio origen a un nuevo fenómeno relacionado con la tecnología: la fatiga de videoconferencias. Las empresas descubrieron que la simple transferencia de lo que habrían sido reuniones en persona al mundo virtual agotaba a los empleados.
Una encuesta a oficinistas de Robert Half encontró que el 44% de los encuestados había experimentado fatiga por videoconferencia desde que comenzó la pandemia. Incluso el CEO de Zoom, Eric Yuan, admitió a principios de este año sentirse cansado después de una serie de reuniones de video.
Las consecuencias inesperadas del uso excesivo de sus tecnologías enviaron a los proveedores a luchar por moderar el uso meteórico de sus plataformas que fatigó a los colaboradores y redujo su productividad.
¿Qué están haciendo las empresas líderes en el mercado para superar este problema?
Las compañías han introducido características para fomentar los descansos, hacer que las videoconferencias sean más atractivas y disminuir la presión para asistir a cada reunión.
El Greater Good Science Center de la Universidad de California, descubrió que no abordar el problema haría que las reuniones por videoconferencias resultaran más extenuantes para los colaboradores.
«Con el tiempo, es más agotador que tener interacciones casuales cara a cara», dijo Emiliana Simon-Thomas, directora científica del Greater Good Science Center.
Microsoft, Zoom y otros proveedores han abordado la fatiga que el uso intensivo de estas herramientas está causando en sus usuarios y usuarias. Con el fin de evitar el exceso de programación y la sensación de desconexión que su tecnología puede causar.
Microsoft Teams y Zoom tienen modos que colocan a todos los participantes de la reunión en el mismo espacio virtual para reforzar los sentimientos de unión. La transcripción y las grabaciones de reuniones se han convertido en características estándar, por lo que los empleados sienten menos presión para asistir a cada sesión.
Desde abril, Microsoft ha permitido a las empresas programar reuniones más cortas de forma predeterminada en Outlook y crear descansos entre sesiones.
La popular herramienta Slack y la compañía de gestión de proyectos Asana introdujeron funciones de mensajería de video en junio, lo que permite a los empleados grabar un mensaje disponible para sus compañeros de trabajo bajo demanda. Los trabajadores pueden revisar los mensajes en cualquier momento, liberándolos de las presiones de la comunicación en tiempo real.
La adaptación será un proceso gradual
La salvación del agotamiento de las videoconferencias puede llegar gradualmente, a medida que los trabajadores y los empleadores se adaptan al trabajo remoto. Los equipos podrían confiar menos en las reuniones de vídeo si se les diera una mejor comprensión de la herramienta de comunicación adecuada para usar en diferentes situaciones.
Emilina Simon-Thomas dijo que a veces un correo electrónico o una llamada telefónica es una mejor manera de comunicarse con un compañero de trabajo. Las empresas deberían reservar videoconferencias para la colaboración en tiempo real, como lluvia de ideas o conversaciones más complejas, dijo.
GitHub, propiedad de Microsoft, cuya fuerza laboral era más del 70% remota antes de la pandemia, tiene más de una década de experiencia en la gestión de comunicaciones con empleados fuera de la oficina. Lara Owen, directora sénior de experiencia en el lugar de trabajo de GitHub, dijo que es vital que las reuniones de video sean sólo una de las múltiples formas de comunicarse.
Adaptación tecnológica y flexibilidad, la combinación perfecta
Ninguna forma de comunicación es perfecta, dijo Owen. El correo electrónico, los mensajes de texto y las llamadas telefónicas también tienen fortalezas y debilidades únicas.
«Las comunicaciones escritas pueden perder tono y contexto, lo que a veces puede llevar a malentendidos», dijo. Sin embargo, las señales verbales, los temas tangenciales y el humor expresado en una llamada telefónica «pueden agregar un contexto perspicaz a las comunicaciones, además de generar confianza y relación entre los miembros del equipo».
Ser flexible con diferentes medios de comunicación ha ayudado a los empleados de GitHub a integrar mejor el trabajo en su vida diaria, dijo Owen.
«Los líderes inteligentes están adoptando el valor a largo plazo de proporcionar flexibilidad en los entornos de trabajo y esas son las empresas que verán el mayor éxito», dijo.
Si bien la tecnología por sí sola no pondrá fin a la fatiga de las videoconferencias, podría desempeñar un papel en la reducción del agotamiento. Las características de bienestar funcionan mejor cuando alientan a los empleados a ser conscientes de su tiempo y sugieren medidas como descansos entre reuniones, dijo Simon-Thomas.
