En esta edición del Blog de DINECOM, revisaremos buenas prácticas en el uso de videoconferencias para mejorar la colaboración de los equipos de trabajo.
La forma en que los equipos se comunican y colaboran ha cambiado para siempre. Durante años, las organizaciones han estado discutiendo el posible cambio a un espacio de trabajo más «virtual» y equipos digitales. Sin embargo, en 2020, el camino hacia la transformación digital se aceleró para casi todas las empresas. La pandemia de COVID-19 impidió que las organizaciones siguieran funcionando de la forma habitual en entornos de oficina.
Los equipos físicos se vuelven virtuales
La tecnología surgió como el soporte vital de las empresas modernas. Con el software basado en la nube, los empleados pueden seguir siendo tan productivos fuera de la oficina como dentro de ella. A través de herramientas de chat y colaboración, podemos trabajar juntos en proyectos con facilidad. Para esas interacciones esenciales cara a cara, la videoconferencia se convirtió en el medio de comunicación preferido.
En la actualidad, es evidente que el futuro del trabajo post-covid seguirá mejorando digitalmente, con fuerzas de trabajo virtuales e híbridas que reemplazarán el entorno de la oficina. En este nuevo entorno, las empresas deberán asegurarse de contar con los sistemas de vídeo adecuados para mantener tanto la cultura empresarial como la productividad del personal.
Estas son algunas de las mejores prácticas más importantes para una mejor colaboración a través de video.
Comience con el software adecuado
Ahora se espera que el mercado de las videoconferencias alcance un valor de $ 9.2 mil millones para 2027. A medida que las culturas de video-first continúan allanando el camino para una mejor participación de los empleados en un mundo digital, están surgiendo más empresas para ofrecer VCaaS (videoconferencia como servicio).
La mayoría de los sistemas de video ofrecen características similares, como la capacidad de realizar llamadas individuales o grupales, seminarios web y capacidades de transmisión e incluso grabación en la nube. Sin embargo, es importante que los líderes empresariales consideren detenidamente sus opciones cuando intenten aumentar la colaboración en equipo.
Piense en cómo trabajan sus empleados todos los días. ¿Las presentaciones serán algo habitual para su personal y, de ser así, cómo pueden compartir pantallas y contenido durante una videoconferencia? ¿Sus empleados trabajan en diferentes partes del mundo? ¿Es posible la traducción y transcripción en tiempo real para que la videoconferencia sea más accesible para todos?
Su software de videoconferencias también deberá funcionar a la perfección con otras herramientas que usan sus empleados para respaldar una mejor productividad. Asegúrese de que la solución a la que accede se integre con su tecnología UCaaS, o incluso con las herramientas de su centro de contacto.
Planifique las reuniones con cuidado
La videoconferencia es sólo una parte de un entorno colaborativo exitoso en la actualidad, pero es un factor esencial. A medida que los equipos se van acostumbrando a las interacciones de audiovisuales, es importante que los líderes no se olviden de los conceptos básicos de las buenas interacciones en equipo. Planificar una agenda cuidadosamente y compartir la información que los empleados necesitan saber con anticipación ayudará a mantener a los miembros del equipo completamente involucrados en la conversación.
También puede planificar el tipo de experiencias de videoconferencia que desea albergar, en función del impacto que desea que tenga su conversación. Por ejemplo, si está discutiendo nuevas ideas para el próximo producto de su empresa, puede tener un presentador en su reunión con una pizarra y el video de todos los demás en una configuración de cuadrícula.
Si tiene una reunión mensual en la que puede promover la vinculación del equipo y responder preguntas sobre inquietudes comunes, puede decidir usar algo un poco más informal, como Microsoft Teams Together Mode o Immersive Scenes de Zoom.
Prepare a los miembros del equipo con consejos rápidos
El 87% de los miembros del equipo remoto dicen que se sienten más conectados con sus colegas cuando usan videoconferencias. Sin embargo, para que se desarrolle ese sentido de compañerismo, todos deben participar en reuniones con la cámara encendida y la estrategia correcta de etiqueta en su lugar. Para los empleados que aún no están acostumbrados al uso de la tecnología de video, envíe un breve tutorial en video sobre cómo usar funciones importantes, como silencio, fondos virtuales y uso compartido de pantalla.
También vale la pena darles a sus colaboradores una lista de «consejos rápidos» que pueden seguir para reducir sus posibilidades de errores en las videoconferencias. Por ejemplo, hágales saber lo que espera que usen cuando asistan a una videoconferencia (la vestimenta de negocios es imprescindible). Asegúrese de que todos sepan silenciar cuando alguien más está hablando y pida al personal que busque un lugar tranquilo para unirse a una reunión, para reducir las distracciones.
Asesorar a los equipos sobre cuándo usar la videoconferencia
La videoconferencia se está convirtiendo en la opción natural para la comunicación en la actualidad. Es una de las formas más fáciles de replicar conversaciones cara a cara y construir conexiones humanas entre equipos. Sin embargo, habrá ocasiones en las que sea menos efectiva. Por ejemplo, si está discutiendo un tema delicado, probablemente no sea una buena idea que alguien se lance a una videollamada si está en un espacio público donde otras personas puedan escucharlo.
Aproveche al máximo las funciones disponibles
Por último, recuerde que las videoconferencias no solo son buenas para la colaboración porque reúnen a las personas en un entorno cara a cara. Muchas de las soluciones VCaaS líderes en el mercado también pueden ayudar a promover experiencias de trabajo en equipo más inmersivas al permitir que las personas compartan contenido en tiempo real, presenten contenido digital a través de su pantalla y más.
Una vez que haya encontrado las funciones que es más probable que usen los miembros de su equipo, brinde a todos la oportunidad de acostumbrarse a ellas. Un tiempo para probar características nuevas y emocionantes con su personal puede ser una excelente experiencia de vinculación y también ayuda a garantizar que las reuniones se desarrollen sin problemas en el futuro.
