En DINECOM hemos preparado esta guía de videoconferencia para ayudar a las empresas a navegar por la colaboración en un entorno de trabajo híbrido e incluye las mejores prácticas para la implementación y la capacitación del usuario.
La videoconferencia se encuentra en un increíble período de transición. Los costosos y complejos sistemas para salas eran la principal inversión antes de la pandemia. Ahora están pasando a un segundo plano frente a las configuraciones de videoconferencia individuales y los sistemas de oficina plug-and-play que crean paridad entre las experiencias en la oficina y remotas. Esta guía ayuda a las empresas a comprender el papel que puede desempeñar la videoconferencia en entornos de trabajo híbridos, incluidos los beneficios y desafíos de la tecnología de videoconferencia, las características que relevantes, el ancho de banda y las consideraciones de seguridad, las mejores prácticas del usuario y más.
Por qué la videoconferencia es importante para las empresas
La videoconferencia desempeñó un papel fundamental durante el apogeo de la pandemia, permitiendo a las empresas que los empleados trabajen de forma remota pero aún permanezcan conectados. Ahora los empleadores están entrando en una nueva era en la que la videoconferencia sirve como un centro para entornos de trabajo híbridos. La planificación para un entorno de este tipo, con usuarios en la oficina unos días y remotos (en casa o en otro lugar) unos días, conlleva consideraciones diferentes a las de una fuerza laboral totalmente remota. Lo que permanece constante, sin embargo, es la necesidad crítica de que las plataformas de videoconferencia estén disponibles y sean confiables como una herramienta esencial de comunicación y colaboración, así como una parte integral del flujo de trabajo.
¿Cómo ha evolucionado la videoconferencia?
La videoconferencia es una conexión visual en vivo entre dos o más partes remotas a través de Internet que simula una reunión cara a cara. Es un componente central de las plataformas de comunicaciones unificadas (UC) y se puede implementar como hardware, software o SaaS. La historia de la videoconferencia se remonta a la década de 1870, cuando Bell Labs ideó el concepto de transmitir una imagen y audio a través de un cable. Décadas más tarde, en la década de 1920, Bell Telephone Laboratories transmitió una imagen en movimiento en vivo. A finales de la década de 1990, las cámaras web se hicieron populares por primera vez. Pero no fue hasta principios de la década de 2000 y la disponibilidad general de banda ancha que las empresas adoptaron ampliamente los sistemas de videoconferencia. Hoy en día, las empresas dependen en gran medida de SaaS y plataformas de videoconferencia basadas en la web como Webex by Cisco, Google Meet, Microsoft Teams y Zoom para la colaboración, la comunicación y las presentaciones. Lejos de preocuparse por si los usuarios tomarán la videoconferencia, la tecnología ahora es tan omnipresente que las empresas tienen que preocuparse por problemas como la fatiga de las reuniones de video, coloquialmente conocida como fatiga de Zoom.
Beneficios empresariales de la videoconferencia
La videoconferencia tiene muchos beneficios en el mundo de los negocios, incluido un tremendo aumento de la productividad. Los usuarios pueden comunicarse con sus colegas de una manera significativa, y aunque la tecnología de videoconferencia no reemplaza las conexiones en persona que pueden ocurrir en una oficina, es una aproximación digna.
La videoconferencia admite lo siguiente: comunicación interpersonal, colaboración y presentaciones y educación.
Tareas como el reclutamiento, la capacitación, la gestión de proyectos, la colaboración con los clientes y las presentaciones y negociaciones de ventas se benefician de una plataforma de videoconferencia de nivel empresarial.
Características y capacidades de la tecnología de videoconferencia
La videoconferencia ha madurado en los últimos años para incluir las siguientes características que atraen a los usuarios empresariales:
- Los fondos virtuales ayudan a evitar la distracción de una sala desordenada o la ubicación remota de un usuario. Las empresas pueden crear fondos corporativos para dar a las sesiones de videoconferencia un aspecto más profesional.
- El uso compartido de pantalla facilita a los participantes presentar o explicar el contenido de una manera clara. Algunas aplicaciones, como Zoom, incluso tienen la capacidad de compartir una presentación como fondo para que se sienta más como una experiencia en persona.
- El modo Juntos es una alternativa a la Vista de galería que Microsoft lanzó para permitir que los participantes de Teams aparezcan juntos en una pantalla, como audiencia en lugar de en cuadros individuales.
- Los servicios de transcripción de reuniones realizan un seguimiento de los elementos de acción, los próximos pasos y otras notas importantes de la sesión.
- Los servicios de traducción permiten a los asistentes a la reunión comunicarse en varios idiomas y recibir transcripciones en tiempo real.
- Una puerta de enlace a otras aplicaciones evita que los usuarios tengan que iniciar y alternar entre varios programas.
- Si bien algunas plataformas ofrecen estas características de forma nativa, el software de terceros está disponible para personalizar las sesiones sobre la marcha, como el software de código abierto Open Broadcaster.
La videoconferencia también se beneficiará de la IA y el aprendizaje automático. Los líderes de TI ya están adoptando características impulsadas por IA, como la transcripción automatizada, el reconocimiento facial para iniciar reuniones y el reconocimiento de voz para controlar reuniones.
El cofundador de Metrigy Research, Irwin Lazar, dijo que la IA podría ayudar a abordar los problemas que surgirán en entornos de trabajo híbridos donde algunos participantes asisten de forma remota y otros están reunidos en una sala. Por ejemplo, la IA podría hacer lo siguiente:
- apoyar el encuadre activo de los participantes y la mejora de la calidad de la imagen;
- aumentar la cancelación activa de ruido y las cercas acústicas para filtrar el ruido de mascotas, automóviles y similares;
- llevar la traducción en tiempo real un paso más allá con los subtítulos;
- utilizar el reconocimiento facial para identificar a los hablantes, luego ofrecer más información sobre ellos en tiempo real a los participantes; e
- implementar chatbots para programar automáticamente las próximas reuniones en función de los calendarios de los participantes.
Con la IA, las empresas podrían comprender mejor cómo los empleados y los clientes están utilizando sus plataformas de videoconferencia, si la experiencia es efectiva y luego ajustar su estrategia en consecuencia.
Desafíos de la adopción de videoconferencias
Con todos sus beneficios, la videoconferencia tiene algunos desafíos, siendo el mayor cómo asegurarse de que la experiencia del usuario sea la misma, ya sea que un empleado esté en la oficina o de forma remota. Como dijo Lazar de Metrigy, «Cualquier cosa que comience a complicar la experiencia de la reunión no va a tener mucha tracción».
Desde la perspectiva del usuario, la plataforma de videoconferencia debe ser fácil de navegar y tener un aspecto similar sin importar cómo o dónde se acceda a la plataforma.
El ancho de banda puede ser otro desafío importante, especialmente si los usuarios son en gran parte remotos y no tienen acceso a conexiones de alta velocidad. Los líderes de TI deben tomarse el tiempo para comprender los requisitos de ancho de banda para sus plataformas de videoconferencia preferidas, incluidas las demandas de video de alta calidad. Si los usuarios encuentran una latencia significativa, se frustrarán y abandonarán la plataforma. Siga estos consejos paso a paso para calcular los requisitos de ancho de banda de videoconferencia para usuarios remotos y en la oficina.
Manejar la videoconferencia en la oficina otro desafío
Los sistemas fijos en la sala pueden ser demasiado caros y complejos para atraer a los usuarios que esperan facilidad de uso, movilidad y agilidad de sus plataformas de videoconferencia. Esos sistemas también tienden a requerir una tecnología audiovisual dedicada para ayudar con la configuración de la reunión. Ahora los proveedores ofrecen una gama de sistemas plug-and-play que son más móviles y tienen características que ayudan a los participantes en persona y remotos a tener una experiencia compartida. Por ejemplo, algunos programas enmarcan a cada asistente en la sala como un individuo, como lo haría con los asistentes remotos.
Archivar, almacenar y administrar los archivos generados por la videoconferencia puede ser un dolor de cabeza, especialmente cuando una empresa se encuentra en una industria altamente regulada, como las finanzas o la atención médica. Por ejemplo, las regulaciones pueden requerir que TI registre y conserve los archivos de video y audio, así como las discusiones de chat y el intercambio de archivos que podrían haber ocurrido a lo largo de la llamada de conferencia.
Seguridad y videoconferencia
La seguridad es una preocupación seria en las videoconferencias, especialmente a medida que aumentan los casos de uso de la tecnología. La telesalud es ahora una aplicación popular para las plataformas de videoconferencia, pero las regulaciones de privacidad dictan cómo se pueden usar las plataformas, incluidas las funciones que se pueden activar y quién puede usarlas.
Las empresas deben asegurarse de que los dispositivos utilizados para acceder a la plataforma de videoconferencia estén correctamente aprovisionados y protegidos, y que las herramientas de monitoreo estén en su lugar para tomar nota de cualquier anomalía de seguridad.
El experto en seguridad Ashwin Krishnan ofreció estas 11 mejores prácticas de seguridad para videoconferencias:
- hacer valer los derechos de inicio de las reuniones;
- habilitar la sala de espera y verificar a los asistentes;
- no reutilice los ID de reunión;
- agregar una contraseña de reunión;
- cerrar la reunión una vez que se alcance el quórum;
- recordar a los asistentes si se está grabando una reunión;
- utilizar un fondo virtual;
- tratar la sala de chat con precaución;
- mantener el software actualizado;
- utilizar cifrado; y
- deshabilitar funciones innecesarias.
Diferentes categorías de videoconferencia
Al seleccionar un enfoque de videoconferencia, es importante saber cómo se utilizará la tecnología. Si el uso se realizará principalmente en una sala de directorio o sala de reuniones, entonces las soluciones tradicionales basadas en dispositivos de hardware aún podrían funcionar mejor. De lo contrario, considere la posibilidad de utilizar la categoría de videoconferencia de uso personal.
La videoconferencia de uso personal puede ocurrir con un dispositivo de escritorio dedicado, estar integrada en un teléfono de escritorio o ser un producto de videoconferencia basado en software (también conocido como conferencia web) que utiliza una cámara de escritorio o de dispositivo móvil.
Las salas de reuniones pueden equiparse con videoconferencias de uso personal utilizando un dispositivo dedicado; kits que combinan una cámara, dispositivos informáticos y de audio; o una computadora portátil que pueda conectarse a la plataforma de videoconferencia.
También es importante conocer los diversos modelos de implementación de aplicaciones de videoconferencia: on premises, SaaS y nube híbrida.
El departamento de TI debe decidir si la videoconferencia será independiente o integrada en una plataforma de UC con otras capacidades, como voz sobre IP.
Software y proveedores de videoconferencia
No hay escasez de proveedores de videoconferencia en el segmento empresarial, incluidos Avaya, Cisco, Fuze, Lifesize, Microsoft, Mitel, Poly, RingCentral y Zoom.
El tipo de modelo de arquitectura que una empresa quiere implementar ayudará a determinar qué proveedores seguir. Las empresas también deben decidir si quieren que su plataforma provenza de un proveedor multipropósito o un solo propósito.
Las empresas deben evaluar a sus proveedores en función de los siguientes criterios: ubicación geográfica de los usuarios finales; ruta de migración desde una plataforma de videoconferencia heredada; integraciones con servicios del mismo proveedor y de terceros; modelo de fijación de precios y licencias; y opciones de soporte técnico.
Implementación de videoconferencias
Implementar la tecnología de videoconferencia es fácil en algunos aspectos y difícil en otros. Por ejemplo, escribir código desde cero para agregar capacidades de video a una aplicación es «una tarea hercúlea», según Maldowde Let’s DoVideo.
Recomendó descargar parte de la funcionalidad a otros servicios a través de una API. Los resultados son un tiempo de desarrollo más rápido, ahorros de costos y características actualizadas.
Maldow explicó algunas de las características que las API pueden habilitar, incluidos los fondos virtuales y las prácticas recomendadas para seleccionar un proveedor de API.
Los puntos finales son otro aspecto crítico de la implementación de videoconferencias que no debe pasarse por alto. Las empresas deben considerar tres factores al evaluar los puntos finales: con qué frecuencia los empleados usan el video; su papel en la empresa, como si estuvieran orientados al cliente; y cómo se financian los puntos finales.
Cada organización implementa la videoconferencia de manera diferente en función de las necesidades de sus usuarios, especialmente en un entorno de trabajo híbrido. La editora Alissa Irei reunió los siguientes cinco consejos para mejorar las videoconferencias híbridas:
- Agregue capacidades de video a las salas de conferencias.
- Considere las pizarras virtuales.
- Mejore la calidad de las videollamadas con equipos de terceros.
- Complemente la conectividad remota según sea necesario.
- Establecer normas culturales.
Si su empresa se está enfrentando al desafío de implementar o mejorar sus sistemas de videoconferencia, póngase en contacto con nosotros y juntos buscaremos la solución que mejor se adapte a sus necesidades.
