En esta edición de Blog de DINECOM, revisaremos los pasos a seguir al momento de adquirir un kit para salas de reuniones hibridas.
Las reuniones híbridas se están convirtiendo en una parte cada vez más importante de la gestión de una fuerza laboral exitosa. Alrededor del 90% de las empresas están adoptando metodologías de trabajo híbridas en una era posterior a la pandemia. Con equipos que ahora trabajan en una variedad de entornos, desde el campo hasta la oficina y en una variedad de entornos remotos, las empresas deben asegurarse de que sus miembros pueden reunirse, colaborar y conectarse de manera efectiva.
Los kits de salas de reuniones híbridas están destinados a ofrecer a las empresas las soluciones todo en uno que necesitan para potenciar el trabajo en equipo efectivo en un espacio híbrido. Estas herramientas pueden apoyar eficazmente al 78% de los empleados que creen que son más productivos cuando tienen la opción de elegir dónde trabajar.
La pregunta es, ¿cómo elegir un kit para su sala de reuniones híbrida? ¿En qué tipo de factores deberían centrarse las personas a cargo al examinar los paquetes? En esta edición del Blog de DINECOM vamos a averiguarlo.
Paso 1: Considere las preferencias de software
Los kits de salas de reuniones vienen en una variedad de formas y tamaños para satisfacer diferentes necesidades. Una de las primeras cosas que deberá considerar al elegir sus kits de sala de reuniones híbridas es si tiene alguna preferencia sobre el tipo de software que sus empleados utilizarán en estos entornos.
Muchas soluciones híbridas de salas de reuniones se pueden diseñar para ser, en última instancia, independientes del software. Esto significa que cualquiera puede «BYOM» (Bring your own meeting) a un espacio físico. Elegir una solución agnóstica podría ser una buena opción para las empresas que trabajan con empleados y contratistas utilizando una variedad de servicios de sala de reuniones.
Sin embargo, si ya tiene una inversión sustancial en un sistema de reuniones, como Microsoft Teams o Zoom, podría valer la pena buscar soluciones especialmente diseñadas para esos entornos. Los kits de sala de reuniones centrados en el proveedor pueden acceder a todo, desde botones de un solo toque para reuniones, hasta asistentes inteligentes incorporados (como los kits de Microsoft Cortana para MS Teams).
Paso 2: Considerar las opciones de implementación
A continuación, puede comenzar a pensar en varios requisitos de implementación. Las empresas de hoy en día ofrecen una gama de soluciones para salas de reuniones, desde pequeñas salas de reuniones y kits de salas de reuniones para una sola persona hasta soluciones para salas de conferencias grandes.
Piense en quién de su equipo usará esta tecnología de sala de reuniones, cuándo, dónde y por qué. Luego explore qué tipo de opciones puede ofrecer su proveedor. También vale la pena ver lo fácil que resulta expandir y mejorar su sala de reuniones cuando desea agregar usuarios o características adicionales.
En el mundo híbrido de hoy, deberá pensar en cosas como el aprovisionamiento sin contacto para configurar su nueva tecnología lo más rápido posible en cualquier entorno.
También puede valer la pena buscar nuevos conceptos para la implementación, como «Salas de reuniones como servicio», que le permiten comprar la tecnología que necesita para sus salas híbridas por suscripción. Esta podría ser una solución ideal para las empresas que buscan actualizar su tecnología. De manera consistente y regular.
Paso 3: Mira la funcionalidad
Los kits de salas de reuniones híbridas de hoy en día pueden contar con todo, desde asistentes inteligentes y sensores que rastrean el número de usuarios en una habitación determinada hasta pizarras compartidas inmersivas. La funcionalidad exacta que necesita de su tecnología de sala de reuniones híbrida dependerá del tipo de conversaciones que desee habilitar en su lugar de trabajo.
Piense en cómo trabajarán sus empleados en los próximos años. ¿Está utilizando sus kits de sala de reuniones para garantizar que los equipos ágiles en la oficina puedan colaborar rápida y convenientemente con empleados externos? Si es así, muchas características de colaboración como pizarras e incluso cámaras mejoradas con IA pueden ser necesarias.
Supongamos que está utilizando los kits de su sala de reuniones para presentaciones compartidas de varios miembros del equipo y experiencias de capacitación o eventos. En ese caso, es posible que deba buscar configuraciones más avanzadas con varias funciones de administración detrás de escena y uso compartido de contenido.
Hacer una lista de las características esenciales que necesita de su kit, le ayudará a comparar proveedores potenciales similares.
Paso 4: Priorizar la simplicidad y la experiencia del usuario
Una cosa que hace que los kits de salas de reuniones híbridas sean tan atractivos en la nueva era del trabajo, es lo simple que pueden ser de configurar y usar. La tecnología adecuada debe permitir que cualquier persona de su equipo comience o participe en una reunión sin acceso a ningún soporte de TI.
La mayoría de los kits de sala híbridos de hoy en día son dispositivos plug-and-play sin requisitos de configuración complicados. Muchos pueden venir preinstalados con las soluciones de software de sus equipos.
Para una excelente experiencia de usuario, también vale la pena pensar en la seguridad de sus empleados cuando usan estos kits. Así como preguntarse sí ¿Puede minimizar la propagación de gérmenes y bacterias eligiendo dispositivos y herramientas sin contacto que pueda controlar con gestos y voz? O ¿Hay alguna herramienta adicional que la tecnología de su sala de reuniones incluya para ayudarlo a rastrear y administrar la seguridad de los empleados, como cámaras de seguimiento de temperatura?
Paso 5: Concéntrese en la inclusión de la sala de reuniones
Los kits de salas de reuniones están destinados a ayudar a reunir a los equipos, independientemente de dónde se encuentren. Como muchas empresas han aprendido, es fácil para los trabajadores remotos sentirse como ciudadanos de segunda clase en un entorno flexible.
Los mejores kits de salas de reuniones deben tener varias herramientas para ayudar a reunir a su personal. Por ejemplo, los kits de sala creados con Microsoft Teams pueden aprovechar el seguimiento ocular y las mejoras de IA para ayudar a redistribuir el contenido de las reuniones y las transmisiones de video para que los usuarios sientan que se están conectando cara a cara.
Las aplicaciones ágiles de pizarra que pueden conectarse a las herramientas a las que los empleados remotos acceden en sus teléfonos inteligentes y tabletas los hacen sentir más involucrados en la conversación de la empresa. Para crear un sentido de igualdad, incluso puede buscar cámaras web y micrófonos para los miembros de su equipo remoto de los mismos proveedores de los que obtiene sus kits de sala de reuniones.
La demanda de salas de reuniones híbridas sólo aumentará en la nueva era laboral. Asegúrese de saber en qué enfocarse al elegir su tecnología.
Y si necesita implementar salas de reuniones hibridas, póngase en contacto con nosotros y juntos buscaremos la solución que mejor se adapte a sus requerimientos.
