En esta edición del Blog de DINECOM analizaremos el fenómeno que se está produciendo a medida que las empresas evalúan el regreso a la oficina, también están analizando el papel que desempeñará la videoconferencia cuando reevalúen cómo deben diseñarse las salas de reuniones.
La oficina ha experimentado una tremenda transformación en los últimos dos años. No sólo ha cambiado su papel, sino también su configuración, especialmente en las salas de reuniones.
Según el estudio «Unified Communications Management and Endpoints: 2021-22» de Metrigy de unas 400 empresas en todo el mundo, sólo el 20,5% de los participantes planeaba que todos los empleados regresaran a la oficina a tiempo completo. El informe también encontró que casi el 28% de los encuestados habían comenzado el proceso de evaluar los ahorros potenciales de la reducción del tamaño y el número de sus oficinas.
Redefiniendo el propósito de la oficina
Para aquellas empresas que traerán a sus empleados de regreso a la oficina, ya sea a tiempo completo o parcial, el primer requisito es determinar el propósito de la oficina y la videoconferencia en grandes salas. Para aproximadamente el 62% de los participantes de la investigación, las oficinas existirán como lo hacían antes de la pandemia de COVID-19, sirviendo como un lugar para reuniones individuales de trabajo y grupales. Sin embargo, alrededor del 35% ve que las oficinas evolucionan, ya sea para convertirse principalmente en lugares donde los trabajadores remotos van a reunirse o donde los empleados trabajan individualmente pero no tienen reuniones grupales.
Mientras tanto, las preocupaciones sobre COVID-19 continúan empujando a las organizaciones a limitar el número de personas que tienen contacto cercano en las salas de reuniones. Como resultado, el 21% de las empresas dijo que las reuniones remotas seguirán siendo la norma.
A medida que aumentan las preocupaciones de densidad y contacto, alrededor de un tercio de las empresas están realizando cambios físicos en sus oficinas, a menudo impulsados por las instalaciones y los equipos de recursos humanos. Estos incluyen establecer límites de capacidad, crear barreras físicas entre los empleados, construir pequeñas salas de reuniones estilo cabina telefónica para un número limitado de participantes y dividir grandes espacios de reunión en salas más pequeñas.
La videoconferencia sustenta estos cambios. A pesar de las preocupaciones de que la fatiga por el exceso de reuniones remotas abrumaría a los empleados, casi el 45% de las empresas vieron un aumento en la utilización del video en la segunda mitad de 2021 y casi el 85% dijo que la videoconferencia es una tecnología crítica o importante que respalda las operaciones de la empresa. Además, alrededor del 55% de las organizaciones están aumentando sus despliegues de sistemas de videoconferencia en salas y espacios de reuniones.
En el futuro, los responsables de la colaboración en su organización deben planificar lo siguiente:
- Ofrezca flexibilidad en el diseño del espacio de trabajo y el aprovisionamiento de equipos de videoconferencia. Si bien las videoconferencias de salas grandes seguirán existiendo, muchas empresas aumentarán el aprovisionamiento de espacios de reuniones más pequeños. Las videoconferencias ahora son omnipresentes, lo que significa que los empleados necesitan acceso a experiencias de video de alta calidad, independientemente de la ubicación de la reunión.
- Comprender el uso de la aplicación. Casi la mitad de las empresas admiten más de una aplicación de videoconferencia. Si bien el objetivo ideal es permitir que los empleados entren fácilmente en una sala y hagan clic en una pantalla para iniciar una reunión, eso puede no ser posible si la reunión está sucediendo utilizando una aplicación que no está optimizada para la sala. Considere enfoques que proporcionen flexibilidad para permitir a los empleados utilizar sistemas de videoconferencia, independientemente del software de la reunión.
- Tenga en cuenta que la colaboración virtual ha cambiado. Los últimos dos años vieron un rápido aumento en las aplicaciones de pizarra virtual e ideación. Las empresas simplemente no pueden volver a la época en que los participantes remotos eran participes sólo por audio.
- Considere la señalización digital. Asegúrese de que sea fácil para los empleados encontrar salas disponibles, ya sea a través de aplicaciones de administración de espacio o a través de pequeñas pantallas que proporcionen una indicación visual del estado de la habitación, como rojo para en uso y verde para disponible.
Por último, asegúrese de que el área de TI pueda administrar cualquier enfoque en la sala que implemente. Aproveche las herramientas de software para el aprovisionamiento de salas, las actualizaciones de software y las comprobaciones de estado para facilitar que TI responda a cualquier problema de los empleados.
Si necesita optimizar o actualizar sus espacios de reunión para sacar el mejor provecho de sus videoconferencias, póngase en contacto con nosotros y juntos encontraremos la solución que mejor se adapte a sus requerimientos.
