Comprando el sistema de videoconferencia correcto – Parte I
¿Está cotizando por un sistema de videoconferencia para su empresa? En esta respuesta de dos partes analizamos cómo evaluar las opciones que existen sobre las soluciones de videoconferencia.
La primera parte trata justamente de los sistemas que están hoy llamando más la atención, así como los tipos disponibles, desde equipamiento para salas de reunión y sistemas de telepresencia, hasta opciones en la nube, en formato VaaS –video-as-a-service-. Comprando el sistema de videoconferencia correcto – Parte I
Por otro lado, la parte dos de este artículo le ayudará a tener una decisión sobre qué tipo de equipamiento para videoconferencia y qué servicios deberían ser considerados; así como también las consideraciones en la infraestructura que debiesen ser realizadas antes de la compra.
La videoconferencia existe desde hace muchos años; sin embargo, ha sido únicamente hoy y gracias a los últimos avances en la tecnología –la que entre otras cosas, ha permitido el desplome de los precios– que el video se ha vuelto una vía más popular de colaboración en empresas de todos tamaños.
Y es que las miles de opciones varían desde plataformas sociales gratuitas como Skype y Google Hangouts –de las que hemos hablado aquí y aquí-, a la webconferencing como por ejemplo GoToMeeting –que la cubrimos aquí-, equipamiento de video para salas de reunión que se ubica en el tramo que va desde los $US 10K e incluso los equipos de telepresencia inmersiva que se empinan por sobre los $US 250K, y que solamente la Presidencia o ciertas empresas multinacionales se permiten cotizar. Comprando el sistema de videoconferencia correcto – Parte I
Mientras que la videoconferencia y la telepresencia se enfocan en entregar la experiencia más fidedigna de la realidad para el usuario, con imagen en alta definición, audio de alta fidelidad y compartición de contenidos para que cualquier documento –Excel, presentaciones en Power Point, videos, etc.- puedan ser vistos por todos los participantes, la webconferencia –como GoToMeeting y WebEx- se ha enfocado históricamente en la compartición de contenidos, aún cuando hoy ofrecen video en alta definición –hasta por ahí no más, en todo caso- dentro de sus servicios. Comprando el sistema de videoconferencia correcto – Parte I
Esta parte de la respuesta entonces se enfoca en los sistemas de videoconferencia para salas y en la telepresencia, los cuales requieren equipamiento, a diferencia de la webconferencia, la cual es accesible a través de un computador o de un equipo móvil. Comprando el sistema de videoconferencia correcto – Parte I
Respecto a los motivadores sociales, tenemos el hecho de que hoy los trabajadores más jóvenes han estado acelerando la adopción del video. Para las nuevas generaciones, la tecnología es algo nativo, y se sienten cómodas con la videoconferencia como herramienta de comunicación.
Por otro lado, tienden a preferir el trabajo en equipos. Utilizan la videoconferencia mucho más que sus compañeros más viejos, quienes se han acostumbrado a las reuniones telefónicas. Y aún cuando las decisiones no están siendo tomadas hoy por las nuevas generaciones, si están de todos modos influenciando significativamente al cambio.
Las empresas a su vez, se han vuelto más abiertas a aceptar los beneficios de este tipo de soluciones: mejor colaboración, mejor trabajo en equipo y la capacidad de «viajar» al instante a lugares distantes; de esta forma reduciendo la necesidad de utilizar los viajes físicos.
Sin embargo, se ha vuelto difícil medir el impacto real de los costos por concepto de viajes, porque los empleados que se adaptan a las nuevas tecnologías dejan de solicitar los rendimientos de esas cuentas.
Por eso, y sin importar si los costos en viajes suben o bajan –los cuales dependen de varios factores del negocio- el uso de videoconferencia incuestionablemente eleva la colaboración de gente, sin importar su ubicación geográfica.
Opciones: locales, en la nube e híbridas
Si está planeando comprar un sistema o un servicio de videoconferencia, una de las primeras decisiones que debería tomar sería evaluar si acaso le interesa más tener una solución local de video, o si acaso prefiere una solución en la nube. Comprando el sistema de videoconferencia correcto – Parte I
Ésta decisión va a ser influenciada por un número de factores dentro de los cuales se cuenta el tamaño de la empresa, el presupuesto disponible, el número de ubicaciones y de empleados a conectar y cuál sería el sistema a utilizar para ello.
Los sistemas basados en la nube se vuelven particularmente apropiados en las organizaciones que no están listas para comprometer presupuestos contundentes en videoconferencia, como por ejemplo, empresas pequeñas, organizaciones con experiencia limitada en video o finalmente aquellas a las cuales les faltan recursos para soportar completamente a este tipo de tecnología.
Si son muchos los sitios los que se requieren, y si están muy lejos los unos de los otros, las soluciones basadas en la nube pueden reducir el tiempo de implementación, porque el núcleo de la solución ya existe y se encuentra funcionando con estándares de calidad y un equipo de soporte.
Por otro lado, mientras la organización va adquiriendo experiencia con el video, y va determinando sus niveles reales de uso, se enfrenta a la oportunidad entonces de compensar los costos de insertar una solución de infraestructura, tanto como capex o como arriendo, versus los gastos constantes de una solución de servicio en la nube.
Finalmente, si decide optar por un servicio de nube o por una solución local, esto es lo que necesitará:
- Endpoints: los equipos de videoconferencia como tal ya sea para sistemas de sala de reunión con pantallas planas -de los que hablamos aquí-, o bien también pueden ser clientes de computador.
- MCU: de la cual hablamos aquí. Sistema que permite que las llamadas de videoconferencia sean multipunto, al tiempo que provee salas virtuales.
- Una red para unir a todos los endpoints desde los distintos sitios.
Tanto las soluciones locales como también las soluciones de nube tienen endpoints físicos para ser utilizados. La MCU podría estar en la nube para tener una solución VaaS. Una buena conectividad de la red sería requerimiento fijo para cualquiera de las dos soluciones, pero la configuración puede variar dependiendo de la opción escogida.
Con la elección de la nube, por ejemplo, cada sitio podría tener acceso al proveedor del servicio, ya fuera de forma directa o a través de una VPN o símil, estando fuera de la red.
Los proveedores de éste tipo de servicio en la nube normalmente entregan acceso a videoconferencias desde los navegadores y desde aplicaciones para iOS, Android y Windows, e incluso algunos permiten conectar Google Hangouts u otros servicios multimediales en las llamadas.
Las videoconferencias sobre la nube ofrecen el potencial de una complejidad reducida, sin la necesidad de tener una MCU local, una inversión inicial más baja y problemas de interoperabilidad minimizados entre las distintas marcas de video.
Las soluciones locales pueden tener un costo más bajo a lo largo de la vida útil del sistema, y le entregan a las empresas la habilidad de customizar e integrar los servicios de video con otras soluciones ya instaladas de forma local, como la telefonía, las Comunicaciones Unificadas y los productos relacionados con videoconferencia.
Considere también un modelo híbrido, que ofrezca una mezcla entre localidad y nube hosteada para resistir desbordes en el uso, recuperación en caso de desastres e interoperabilidad.
¿Cómo podríamos ayudarle con su proyecto de comunicación interna? Conversemos
