¿Cómo mido el consumo de videoconferencia en mi empresa?
¿Necesita comenzar a medir de forma más detallada a las métricas relacionadas con el consumo de videoconferencia de su organización, e identificar cómo se está desarrollando la inversión sobre su uso?
Si su respuesta fue positiva, tiene mucha suerte. Si no, también.
Lo cierto es que hoy ya existen formas para determinar quiénes han utilizado las videoconferencias, y cómo éstas han estado comportándose: se presentan en la forma de nuevas plataformas de análisis que están ayudando a las empresas a resolver ésta necesidad al entregarles herramientas que pueden rastrear el uso de las videoconferencias e incluso monitorear problemas técnicos durante sesiones.
Dentro de éstas herramientas se incluyen SMART Analytics and Reporting Platform de DesigNET; Polycom RealPresence Analytics y Vyopta vAnalytics.
Además, hay proveedores de videoconferencia en la nube, como Blue Jeans y Videxio que también han integrado éste tipo de herramientas de análisis en sus plataformas.
Los usuarios de empresas dicen “que éste tipo de herramientas entrega la información que las jefaturas quieren ver”, como dice Matt Harmon, de la Mayo Clinic norteamericana; quien implementó la plataforma DesignNET, un portal online que funciona con cualquier equipo de infraestructura Polycom o Cisco para aprovisionamiento y call control en una red de videoconferencia –TMS, CUCM, CMA, DMA-.
Esto, porque básicamente las métricas pueden ser customizadas para calzar con las necesidades de la clínica. La plataforma ofrece métricas sobre el uso y la confiabilidad, lo cual habilita a la clínica a tomar decisiones más estratégicas sobre la implementación de videoconferencias y sobre el uso del espacio en la oficina.
Sanofi US, una empresa farmacéutica de carácter multinacional y con cuartel general en Nueva Jersey utiliza a la solución de Polycom, RealPresence Analytics por razones similares.
Para Matthew Quatroche, el encargado de los servicios de videoconferencia para la compañía dice que “las analíticas habilitan a la empresa para tomar decisiones más efectivas sobre el uso de la videoconferencia en las salas de reunión”. ¿Cómo mido el consumo de videoconferencia en mi empresa?
Los tres niveles en la utilización de analítica
El CEO de DesigNET, Jim Idelson, dice que las organizaciones utilizan a las métricas en tres niveles:
• Nivel 1: información y comunicaciones. Aquí, los reportes y análisis se utilizan simplemente para realizar un seguimiento superficial al uso de la videoconferencia.
Ejemplo: la Mayo Clinic utiliza análisis para entregar reportes sobre los niveles de calidad de servicio, y si acaso los equipos de videoconferencia están siendo exprimidos al máximo. Éste tipo de información por lo general termina llegando al reporte de negocios de la institución. ¿Cómo mido el consumo de videoconferencia en mi empresa?
• Nivel 2: soporte en las decisiones operacionales. Las herramientas son utilizadas para tomar mejores decisiones sobre la operación; así como elevar la eficiencia y la calidad de servicio.
Ejemplo: las métricas entregan información sobre la confiabilidad del equipamiento. En la Mayo Clinic, por ejemplo, si alguien desde Media Support Services detecta un error técnico, inmediatamente recomienda la mejora o re-construcción de la sala de videoconferencia. ¿Cómo mido el consumo de videoconferencia en mi empresa?
• Nivel 3: construye valor estratégico sobre el negocio. Las herramientas como éstas ayudan a las organizaciones a obtener un gran entendimiento del cómo, el dónde y el por qué se están utilizando soluciones de Comunicaciones Unificadas, y luego utilizan esa información para tomar mejores decisiones sobre inversiones e implementaciones de tecnología UC para soportar aplicaciones estratégicas. ¿Cómo mido el consumo de videoconferencia en mi empresa?
Ejemplo: la Mayo Clinic lee cuidadosamente los registros de información. Si acaso su equipo de TI se da cuenta de que hay ciertas salas de videoconferencia que no han sido usadas en el último tiempo, pueden optar por devolverle ese espacio a la institución, o convertirla en una sala de conferencias multipropósito. El espacio es un tópico fundamental para la clínica; por lo tanto y con casi 400 equipos de videoconferencia que administrar, se vuelve algo muy útil el tener éste tipo de información.
Hoy en día, Sanofi posee una inversión significativa en equipamiento Polycom de videoconferencia; sin embargo en la empresa reconocen que hay nuevas tecnologías saliendo día a día, y que en el largo plazo, quieren que sus empleados puedan desarrollar sesiones de video desde cualquier ubicación.
“Todavía tenemos una gran base de equipos tradicionales de Polycom para salas de conferencia”, dice Quatroche. “Por ahora, para aquellos individuos que desean participar en reuniones desde sus escritorios, les tenemos MS Lync”.
Utilizando la RealPresence Analytics, Quatroche dice que tanto él como su equipo tienen ahora mejor información para entender cuáles son las localidades que han visto un cambio a través de la videoconferencia, ahora que le han dado también la posibilidad a sus empleados de utilizar MS Lync.
“Las métricas nos están ayudando a identificar los usos, de forma de poder poner los recursos de video donde están siendo más utilizados,” agrega Quatroche. ¿Cómo mido el consumo de videoconferencia en mi empresa?
¿Por qué las empresas utilizan métricas de videoconferencia?
A primera vista, podría parecer que las métricas que las organizaciones buscan son las que hablan del retorno de la inversión, y cuánto la empresa se está ahorrando en viajes; sin embargo pareciera ser que no es lo único que las empresas buscan saber, por lo menos según Andrew Davis, de Wainhouse Research.
“Finalmente, lo que las empresas quieren saber es qué tanto se ha estado utilizando el equipamiento,” dice Davis; y que “con un sistema típico de sala de video que cuesta 20 mil dólares, lo normal es que las empresas quieran entender cuál es realmente el valor que está entregándole al negocio.” ¿Cómo mido el consumo de videoconferencia en mi empresa?
Steve Cobb es el directo de TI de una empresa llamada Benefitfocus Inc., y dice que no ha tenido mejor experiencia que con la nube de videoconferencia de Blue Jeans y su positivo impacto en la compañía.
Para empezar, el nuevo presente de la empresa ha utilizado la videoconferencia para conducir reuniones con sus gerentes a lo largo de cuatro continentes. ¿Cómo mido el consumo de videoconferencia en mi empresa?
Los equipos de venta y marketing también utilizan el servicio de Blue Jeans, e incluso ahora recursos humanos lo utiliza para realizar entrevistas laborales.
Benefitfocus utiliza a la nube de BlueJeans en conjunto con equipamiento Cisco y LifeSize, y Cobb dice que “Blue Jeans entrega métricas en tiempo real a su equipo, mientras las personas utilizan la videoconferencia”.
“Utilizando métricas, nos dimos cuenta que el 70% de los usuarios estaban realizando videoconferencias a través de webcams, por lo cual entendimos que el servicio de BlueJeans no solamente nos ha vuelto más colaborativos, sino que además le está permitiendo a nuestro equipo comunicarse cuando y como quieran, ya sea en la calle o en la casa,” dice Cobb.
Las métricas del Blue Jeans Command Center le permite al equipo TI saber cuándo hay un error con el equipo de videoconferencia, el cual debería ser reparado, y ofrece métricas de calidad tanto para reuniones antiguas como también para aquellas que ya pasaron. ¿Cómo mido el consumo de videoconferencia en mi empresa?
Marty Kane es un ingeniero de videoconferencia en el Banco Internacional de Comercio de Texas, y dice que las métricas que entrega Vyopta, lo ayudan a identificar problemas técnicos.
Vyopta es un servicio online que se integra con MS Lync, Polycom y Pexip, y entrega datos en tiempo real y herramientas que pueden rastrear el uso de las videoconferencias e incluso monitorear problemas técnicos durante sesiones; resolviendo de gran modo la necesidad de obtener las métricas y estadísticas de uso.
El banco utiliza Vyopta vAnalytics para administrar los equipos de videoconferencia de las 217 sucursales del banco en Texas y Oklahoma. ¿Cómo mido el consumo de videoconferencia en mi empresa?
Kane dice que recientemente se dio cuenta de un cierto reporte emanado de vAnalytics que decía que uno de sus gateways Cisco VCS-Expressway estaba realizando tres llamadas externas a la vez.
Kane sabía que el tráfico externo en un Expressway no es más que uno a la vez, y notó también que los números telefónicos que aparecían en el reporte no eran en realidad números telefónicos.
Después de una investigación, se dio cuenta de que un bot SIP estaba tratando de engañar al Expressway para realizar llamadas fraudulentas de larga distancia. ¿Cómo mido el consumo de videoconferencia en mi empresa?
Una vez que se dio cuenta de lo que pasaba, detuvo las llamadas y notificó a Cisco, quienes luego enviaron un parche.
Kane dice que además de la información técnica, vAnalytics le entrega información de uso que le permite ir administrando de mejor forma a los recursos de la compañía. “hemos sido capaces de cambiar el equipamiento a lo largo de las sucursales que más ocupan las videoconferencias,” dice.
Junto con los datos del uso, es ese nivel de detalle técnico lo que las compañías realmente andan buscando. Por cierto que ahorrar dinero en viajes es de gran importancia.
Benefitfocus por ejemplo, dice que ahorra miles de dólares en viajes anualmente utilizando el servicio de Blue Jeans; pero las compañías necesitan saber si acaso sus inversiones de videoconferencia están haciendo sentido. ¿Cómo mido el consumo de videoconferencia en mi empresa?
Éstas nuevas herramientas entregan ese tipo de información, y le entregan datos de relevancia a las jefaturas, las que luego pueden entender si acaso necesitan agregar más equipos de videoconferencia de Cisco o Polycom o cualquier otro, o si necesitan apoyo de soluciones en la nube, o si acaso finalmente se suben a cuestas de una licencia Microsoft y utilizan Microsoft Lync. ¿Cómo mido el consumo de videoconferencia en mi empresa?
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