En esta edición del BLOG de DINECOM, revisaremos los pasos para elegir un kit de sala de reuniones híbrido en 2023.
El trabajo híbrido se ha convertido en el modelo de referencia para las empresas que buscan aprovechar una combinación de trabajadores tradicionales en la oficina y empleados remotos o móviles.
En este panorama, las reuniones híbridas, diseñadas para alinear a los miembros del personal en ubicaciones distribuidas y preservar la colaboración, se han vuelto cada vez más comunes. Sin embargo, alinear a los miembros del equipo, garantizar la inclusión y mantener la productividad requiere que las empresas inviertan en las herramientas adecuadas.
Con el 78% de los empleados ahora diciendo que se sienten más productivos cuando se les da la opción de elegir dónde quieren trabajar, invertir en tecnología de salas de reuniones híbridas adecuadas es una necesidad para los líderes. La pregunta es, ¿cómo se aseguran las empresas de que están aprovechando las herramientas y los recursos adecuados para empoderar a su equipo en evolución?
Si bien no existe una estrategia única para elegir el equipo de reuniones híbrido adecuado, hay pasos que las empresas pueden seguir para aumentar sus posibilidades de obtener los mejores resultados.
Defina los objetivos para la nueva tecnología
El primer paso para las empresas que adquieren tecnología híbrida para salas de reuniones es determinar los objetivos de su nueva tecnología. Hoy en día, hay docenas de opciones diferentes para elegir tanto en el panorama del software como del hardware, todas destinadas a servir a casos de uso y propósitos específicos.
Definir prioridades claras para la mejor solución puede ayudar a las organizaciones a crear una lista de los mejores proveedores para sus necesidades específicas. Por ejemplo, algunas de las prioridades más comunes hoy en día incluyen:
- Sostenibilidad: Muchas empresas están cada vez más preocupadas por su impacto ambiental. Para las empresas que invierten en sostenibilidad, las herramientas para sala de reuniones simples, rentables y eficientes serán cruciales.
- Inclusión: Otro enfoque importante de muchas empresas que invierten en trabajo híbrido es promover un sentido de inclusión para todos los involucrados en el lugar de trabajo. Elegir tecnología para salas de reuniones que promueva la inclusión podría significar seleccionar cámaras con software de seguimiento ocular de IA para aumentar el contacto visual, o seleccionar tecnología de sala de reuniones que permita a cualquier empleado usar su dispositivo preferido (cámara, altavoz, micrófono o computadora) en una reunión.
- Flexibilidad: A medida que las reuniones híbridas se vuelven más comunes en el lugar de trabajo moderno, la flexibilidad se está volviendo importante para muchas empresas. Puede ser importante para una empresa elegir una solución que pueda adaptarse a diferentes tamaños de salas de reuniones, con cámaras y micrófonos adicionales.
Definir el hardware principal necesario para las reuniones híbridas
Un paso importante en la selección de una tecnología de sala de reuniones híbrida efectiva es definir qué tipo de dispositivos o hardware necesitarán los empleados para participar en las reuniones. Por lo general, el hardware requerido variará según la naturaleza de la reunión y cómo los equipos tienden a colaborar.
Algunas empresas necesitan soluciones híbridas para facilitar grandes reuniones en toda la empresa, mientras que otras quieren centrarse en capacitar a grupos más pequeños de miembros del equipo para que se conecten de forma ágil. Algunas empresas basan sus reuniones híbridas principalmente en el uso de video y audio, mientras que otras necesitan aprovechar herramientas adicionales, como pizarras virtuales, aplicaciones de presentación e incluso realidad aumentada.
Si bien las necesidades de cada organización pueden variar, las herramientas básicas más comunes incluirán:
- Altavoces: altavoces, sistemas de altavoces y otras soluciones de audio diseñadas para permitir que las personas en la reunión escuchen a sus colegas.
- Micrófonos: soluciones independientes o productos integrados en auriculares, portátiles, tabletas o barras de salas de reuniones.
- Cámaras: Las herramientas de videoconferencia son particularmente comunes en las reuniones híbridas de hoy en día; Las mejores soluciones ofrecerán imágenes nítidas tanto para los trabajadores remotos como para los que trabajan en la oficina.
- Pantallas: Las pantallas en una sala de reuniones híbrida pueden venir en una variedad de formas y estilos, incluidas pantallas de computadoras portátiles, tabletas, paredes digitales y teléfonos inteligentes.
- Accesorios: pizarras interactivas, herramientas y software de programación de reuniones, y sensores para rastrear la atmósfera de la sala de reuniones, la calidad y otras métricas.
Considere su software de reunión
La tecnología híbrida de salas de reuniones consiste en una combinación de dos cosas: software y hardware para salas de reuniones. Desde una perspectiva de software, la mayoría de las soluciones incluyen una combinación de herramientas diseñadas para unificar a los trabajadores y permitir la colaboración, y soluciones de programación de salas de reuniones.
Plataformas como Microsoft Teams Rooms o Zoom Rooms, por ejemplo, se conectan con las herramientas de colaboración integradas en la plataforma más grande, lo que permite la transmisión de voz, video y otros datos críticos durante una reunión. Al mismo tiempo, estas herramientas también permiten a las organizaciones administrar las reuniones de manera más efectiva, con herramientas integradas de calendario, programación y reserva.
Algunas soluciones pueden permitir a los miembros del personal realizar un seguimiento de las salas de reuniones que están en uso de un vistazo, o determinar dónde se encuentran sus colegas en cualquier momento. Otros permiten a las organizaciones configurar salas de reuniones con configuraciones y características específicas, como presentaciones o aplicaciones de inteligencia artificial.
Muchas de las mejores soluciones de software para salas de reuniones en el mercado actual también tienen sus propias opciones de hardware dedicado disponibles, diseñadas para simplificar las reuniones híbridas. Por ejemplo, un kit de sala de reuniones diseñado para Microsoft Teams puede venir con software incorporado, botones especiales para acceder a las aplicaciones de Teams y características similares.
Concéntrese en una configuración y administración simples
Si bien algunas de las prioridades quienes invierten en tecnología híbrida para salas de reuniones variarán, es seguro decir que la mayoría de las empresas querrán una solución que sea fácil de usar. Una solución ágil y fácil de usar facilitará que los miembros del equipo se conecten rápidamente sin tener que esperar a que un técnico o experto configure un espacio de reunión.
Muchas de las principales tecnologías de salas de reuniones híbridas en el mercado actual se construyen teniendo en cuenta la experiencia del usuario. Cuentan con soluciones de software simples que permiten a los usuarios programar e iniciar reuniones en segundos, y hardware que admite la funcionalidad plug-and-play.
Algunos kits de hardware para salas de reuniones incluso están diseñados para combinar todo lo que las empresas necesitan para ejecutar una reunión efectiva en una sola herramienta. Por ejemplo, las barras de videoconferencia eliminan la necesidad de múltiples cables y configuraciones complejas, por lo que cualquier espacio puede convertirse en una sala de reuniones en segundos.
Explore las opciones para la innovación
A medida que evoluciona el panorama del trabajo híbrido, muchos proveedores en el área de las salas de reuniones están experimentando con formas nuevas y mejoradas de mejorar la experiencia del usuario y promover la inclusión. Las empresas que buscan capacitar a sus equipos y facilitar una mejor colaboración pueden considerar experimentar con herramientas nuevas e innovadoras.
Por ejemplo, la inteligencia artificial se está convirtiendo en un componente común de muchas soluciones de reuniones híbridas. El software puede presentar sus propias soluciones de asistente inteligente capaces de capturar y grabar reuniones, o traducir voz en tiempo real. Las soluciones de hardware, como las cámaras, pueden incluir capacidades de seguimiento de ojos y altavoces, modos de transmisión inteligentes y algoritmos para mejorar la calidad de la imagen. Incluso los micrófonos y altavoces pueden contar con capacidades de cancelación de ruido y eco.
Incluso puede valer la pena considerar herramientas que faciliten el uso de la realidad extendida en las sesiones de reuniones. Los auriculares con Realidad Virtual, las aplicaciones Realidad Aumentada y los kits de herramientas de realidad mixta son cada vez más comunes en la era del trabajo inmersivo. Estas herramientas podrían capacitar a los equipos para trabajar juntos de manera más efectiva, transportándolos a un entorno digital compartido.
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