En esta edición del Blog de DINECOM revisaremos la guía para elegir un sistema de videoconferencia en 2022.
La tecnología de videoconferencia se ha convertido en una inversión imprescindible para las empresas en los últimos años. Anteriormente considerado una solución sólo para grandes empresas, ahora ofrece una forma atractiva e inmersiva de unir a equipos y clientes para todo tipo de compañías.
Actualmente, el 98% de las personas dice que la videoconferencia ayuda a construir relaciones dentro y fuera del contenido, y el 94% cree que el video aumenta la productividad. Además, alrededor del 89% de los trabajadores sienten que el uso de esta herramienta hace que sea más fácil completar sus proyectos a tiempo.
Con tantos beneficios que ofrecer, la videoconferencia se ha convertido en una solución tan esencial como la mensajería o las llamadas para muchas empresas. La pregunta es: ¿cómo elegir la solución adecuada? Estos son algunos de los puntos a considerar durante su proceso de elección.
Paso 1: Conozca sus necesidades de video
La tecnología de videoconferencia es un término general, que se refiere a una amplia selección de herramientas y soluciones que permiten las interacciones digitales. El primer paso para comprar sistema de videoconferencia es saber exactamente lo que necesita.
Si ya tiene una solución UCaaS como Microsoft Teams, Cisco Webex o RingCentral, ya tendrá el software necesario para la videoconferencia integrado en su ecosistema..
Alternativamente, si está comenzando una nueva estrategia de comunicación en el lugar de trabajo, es posible que necesite hardware y software. Las opciones a considerar incluyen:
Software de videoconferencia:
El software de videoconferencia, ya sea integrado en su solución de UC u ofrecido como VCaaS (Videoconferencia como servicio) es el programa que permite la comunicación de video de extremo a extremo para su negocio. Piensa en Zoom o Microsoft Teams.
Hardware de videoconferencia:
El hardware para sus reuniones incluye elementos esenciales como cámaras web para empleados en oficina y remotos, micrófonos, auriculares, altavoces y altavoces. Su kit también puede incluir pizarras digitales.
Salas de videoconferencia:
Las salas son kits todo en uno de tecnología y hardware creados para permitir equipos híbridos y reuniones de videoconferencia en la oficina.
Paso 2: Considere las necesidades del usuario
Para que las soluciones de videoconferencia tengan éxito en el mundo moderno, las empresas deben considerar los estilos de trabajo individuales de sus empleados. Si bien muchos de sus profesionales usarán la herramienta en el día a día, sus necesidades de una experiencia práctica variarán.
Por ejemplo, un trabajador de campo que accede a reuniones de video en movimiento necesitará acceso a una aplicación de videoconferencia que pueda aprovechar la cámara y la tecnología de audio en su teléfono. Alguien que trabaje de forma remota desde casa podría necesitar una simple cámara web y auriculares plug-and-play combinados con una herramienta fácil de usar para iniciar reuniones.
En el entorno de la oficina, es posible que deba buscar la construcción de varios tipos de salas de videoconferencia, algunas para reuniones ad-hoc, otras para demostraciones y presentaciones, completas con sus pizarras virtuales. Independientemente de lo que necesite comprar, recuerde que su tecnología debe ser:
- Fácil de usar: Prefiera herramientas simples e intuitivas.
- Flexible: Sus soluciones de hardware y software deben integrarse con las herramientas existentes.
- Fácil de administrar: Asegúrese de que puede controlar y aprovisionar herramientas de forma remota desde cualquier lugar.
Paso 3: Conozca las necesidades de su especialista
Hay docenas de empresas que ofrecen herramientas de videoconferencia para el mercado moderno. Sin embargo, sólo un puñado proporcionará la funcionalidad exacta que necesita. Por ejemplo, si desea una estrategia de videoconferencia que se integre en su plan UCaaS existente y le permita usar su proveedor de telefonía preferido, puede consultar Microsoft Teams con enrutamiento directo.
Puede acceder al hardware de Microsoft para el acceso de video plug-and-play para empleados remotos y aprovechar los kits de sala para facilitar mejores reuniones en la oficina también. Gracias al creciente éxito de las integraciones y las API, también puede considerar la creación de su mejor solución mediante la integración de herramientas y servicios de múltiples proveedores.
Al construir el sistema con la tecnología perfecta, considere qué herramientas y servicios serán más valiosos para usted. Por ejemplo, es posible que necesites:
Grabación y transcripción compatibles: el acceso a grabaciones de video, transcripciones e incluso traducción en tiempo real puede ayudar a fomentar la comprensión y mejorar la comunicación dentro de cualquier negocio. Asegúrese de tener las herramientas adecuadas para cumplir con las normas.
Inteligencia artificial: La IA en un entorno de videoconferencia puede ayudar con todo, desde el seguimiento inteligente de los altavoces a medida que se mueven por un espacio de oficina hasta la mejora de la calidad de las conversaciones al eliminar el exceso de sonido.
Características e integraciones únicas: A menudo se puede acceder a características e integraciones únicas a través de las APIs y relaciones especializadas con los proveedores.
Paso 4: Priorizar la seguridad
Como muchas empresas descubrieron durante la pandemia, apresurarse al seleccionar la tecnología de videoconferencia equivocada a menudo puede ser una decisión muy costosa. Cuando instale su nuevo hardware y software de videoconferencia, deberá asegurarse de que se implementen las disposiciones de seguridad correctas.
¿Sus cámaras vienen con persianas de privacidad para que los empleados se sientan seguros cuando trabajan desde casa? ¿Cómo cifra su software sus conversaciones cuando se conecta a través de Internet? ¿Dónde se almacena la información de las grabaciones de video y puede tomar decisiones con respecto a la soberanía de los datos? Incluso características como salas de descanso y salas de espera pueden ser esenciales para protegerse en el panorama actual.
Al elegir una solución de videoconferencia, asegúrese de que puede aprovechar todas las herramientas más recientes para la seguridad y la privacidad. Si tiene requisitos específicos basados en su industria, vale la pena hablar con su proveedor sobre cómo pueden ayudarlo.
Paso 5: Busca la innovación
Finalmente, recuerde que incluso si no necesita las últimas funciones de videoconferencia para su equipo en la actualidad, es posible que las necesite en el futuro. Trabajar con proveedores flexibles, versátiles e innovadores en su software y hardware de videoconferencia garantizará que pueda mantenerse a la vanguardia cuando se trata de apoyar a su equipo.
Una solución de videoconferencia ultraflexible que puede adaptarse a las necesidades de su negocio garantizará que pueda aprovechar todas las últimas tendencias, desde un servicio al cliente mejorado por video hasta seminarios web y eventos de video integrales.
Si su empresa requiere de un nuevo sistema de videoconferencias o quiere actualizar el que ya tiene, póngase en contacto con nosotros y juntos encontraremos la solución que mejor se adapte a sus necesidades.
