En el Blog de DINECOM hoy revisaremos como la tecnología ayuda a enfrentar los desafíos de las reuniones híbridas.
Antes de la pandemia de COVID-19, las personas en la oficina, juntas en la sala de reuniones física, siempre disfrutaban de la mejor experiencia. Los trabajadores remotos generalmente sentían que estaban llamando a la reunión, en lugar de asistir completamente a la reunión.
Las personas más importantes, y el producto de trabajo en sí, tendían a estar en la sala de reuniones. Como resultado, la tecnología de video fue diseñada principalmente para mejorar la experiencia de la sala de reunión. En la oficina tenían pantallas más grandes, mejores altavoces, cámaras y micrófonos de mayor calidad que la mayoría de los trabajadores en sus casas.
Hoy en día, las cosas son muy diferentes. A la mayoría de las reuniones asisten trabajadores remotos, con menos personas en la sala de reuniones física. Ya no parece que las reuniones estén sucediendo en la oficina con participantes remotos llamando. Todos pueden contribuir en igualdad de condiciones sin tener en cuenta su ubicación física.
Durante el último año, algunos trabajadores remotos han actualizado su equipamiento en casa, con iluminación mejorada, cámaras de alta gama y otros equipos para mejorar su apariencia en video, sin gastar mucho dinero.
Las configuraciones de las salas de reuniones pueden mejorar la experiencia de los asistentes remotos
Desafortunadamente, las personas en las salas de reuniones tradicionales no parecen presentadores de noticias en cámara. Parecen un grupo de personas sentadas alrededor de una mesa, compartiendo una cámara. Esto significa que, en una cuadrícula típica de la galería de Microsoft Teams o Zoom, cada trabajador remoto es fácilmente visible, mientras que las personas en la sala de reuniones son pequeñas porque todas comparten una ventana.
Afortunadamente, la industria está dando un paso para abordar este problema. Desde una perspectiva de hardware y software de los proveedores de cámaras y servicios de video, los nuevos productos y características están mejorando la apariencia de las personas en las salas de reuniones tradicionales. Si bien los proveedores están adoptando diferentes enfoques, el resultado final es enmarcar al orador activo en la sala de reuniones para que aparezca como asistentes remotos.
Piense en cómo funciona un programa de noticias. Hay cuatro o cinco personas en el mismo estudio. Pero toda la transmisión no es una toma amplia que muestre todo el escritorio de noticias. Un productor cambia entre tomas ajustadas del altavoz activo con varias cámaras o moviéndose alrededor de una cámara. Queremos el mismo resultado básico en la sala de reuniones, pero no queremos tener un productor humano en cada sala de reuniones.
Depende de los equipos de tecnología hacer su debida tarea probando varias cámaras, servicios y configuraciones para averiguar qué funcionará mejor para los asistentes a la reunión.
La tecnología apoya la optimización del trabajo del equipo
Como la tecnología híbrida de reuniones es relativamente nueva, aún no existe un conjunto establecido de mejores prácticas para diseñar una sala de reuniones híbrida. Por ejemplo, si una sala está equipada con una cámara y un software que admiten el encuadre activo de altavoces, ¿debería el equipo audiovisual habilitar la función en la cámara o el software? ¿O deberían habilitarse ambos con la esperanza de que trabajen juntos?
Desafortunadamente, no hay una respuesta definitiva. Depende de la cámara, el servicio que se utiliza y las expectativas de las personas que organizan reuniones en la sala.
Una vez instaladas y configuradas, las reuniones deben requerir una capacitación mínima para los asistentes. Los viejos tiempos de controles remotos complicados y hojas de instucción laminadas que explicaban cómo hacer una llamada han quedado, afortunadamente, atrás.
Cuando los empleados entran en una sala, deben ver un panel táctil o una pantalla que muestra un vista con el calendario de reuniones, y cada reunión debe comenzar automáticamente a tiempo o iniciarse con una sola pulsación en el panel táctil.
La única capacitación necesaria sería asegurarse de que los empleados conozcan estas nuevas características, para que no se desanimen cuando se unan por primera vez a una reunión y vean que el ángulo de la cámara cambia por sí mismo.
Sí su equipo está enfrentando los nuevos desafíos del trabajo híbrido y necesita mejorar sus videoconferencias. Póngase en contacto con nosotros y juntos buscaremos la solución que mejor se adapte a sus necesidades.
