En esta edición del Blog de DINECOM, revisaremos cómo diseñar una sala de conferencias moderna para su empresa.
La importancia de la tecnología moderna de salas de conferencias
No importa cuánto a veces deseemos poder reemplazar las salas de conferencias, a menudo son el mejor lugar para hacer una buena cantidad de trabajo. Incluso en una era digital, las reuniones cara a cara siguen siendo extremadamente valiosas, y eso significa que vale la pena invertir en tecnología moderna de salas de conferencias. El diseño o rediseño de su sala de conferencias y el uso de la tecnología es importante para el éxito de sus colaboradores, así como para las reuniones con invitados de negocios y clientes.
¿Cuántas veces ha estado en una sala de reuniones y todos están esperando para comenzar, sólo para ser detenidos por alguna pieza crítica de tecnología que no funciona correctamente? Multiplique esos minutos por el número de personas en la habitación, y podrá ver por qué es tan importante asegurarse de tener la mejor configuración que pueda obtener: cuando considera el costo del tiempo, simplemente no puede permitirse el lujo de no hacerlo. Aquí hay 6 formas en que la tecnología puede transformar su sala de conferencias y reuniones.
Tecnología moderna de sala de conferencias a considerar
1. Una solución de presentación inalámbrica
Hablando de reuniones en las que todos hemos estado, ¿qué tal aquella en la que todos tienen que esperar mientras el presentador busca el «dongle» correcto para conectar su computadora al proyector, sólo para descubrir que el correcto ni siquiera está en el edificio? El objetivo de la tecnología es hacer las cosas más fáciles, no más difíciles, y tener que mantener una colección de diferentes adaptadores solo para asegurarnos de que nunca perdamos el tiempo de nuevo ciertamente no es la forma más fácil de hacer las cosas.
En su lugar, considere el uso de un sistema de presentación inalámbrico para simplificar todo el proceso para todos. Esto le permite cortar los dongles y el tiempo que pasa esperando mientras tratamos de averiguar qué se ajusta a qué. En su lugar, simplemente ponga su presentación en la pantalla y póngase manos a la obra.
2. Una pizarra interactiva
La idea detrás de una pizarra es simple: es un gran lienzo vacío donde varios miembros del equipo pueden colaborar dibujando y trazando sus ideas. Es realmente útil para iterar conceptos de trazo amplio y desarrollarlos en elementos procesables. El problema es que no viaja muy bien, especialmente cuando no todos los miembros de su equipo están necesariamente en la oficina o incluso en el país.
Las pizarras interactivas resuelven ese problema capturando lo que se está dibujando y compartiéndolo en un espacio digital. Hay algunas formas diferentes de lograr esto, algunas más físicas que otras, pero el efecto es un espacio compartido para desarrollar ideas y elaborar estrategias.
3. Sólidas capacidades de videoconferencia
En estos días, puede contar con que todos tengan la capacidad de ponerse una cámara en la cara y transmitirla en vivo en cualquier otro lugar del mundo con una conexión a Internet. La cuestión es que un chat de video estándar en realidad no pone a alguien en la habitación en un sentido tangible. No pueden ver a todos de la manera en que puedes si estás físicamente sentado en la reunión, y no pueden ver lo que la gente está mirando sin que alguien los lleve a un «paseo». Debe asegurarse de estar adecuadamente preparado para sus necesidades de videoconferencia.
Cuando esté pensando en configurar la tecnología de su sala de conferencias, piense en lo que sería útil que alguien en una reunión lo vea.?
Cuando pienses en el video, no pase por alto los conceptos básicos porque son vitales para proporcionar una gran experiencia. ¿Está todo bien iluminado? Compruebe cómo se ve en la cámara y asegúrese de que todos sean fáciles de ver. ¿Qué estás usando para capturar sonido? La colocación del micrófono y la acústica de la sala pueden desempeñar un papel importante en si su audio es claro o no. Tómese el tiempo para probar su equipo y asegúrese de haber hecho todo lo posible para que la experiencia sea excelente.
4. Wifi sólido
Esto no hace falta decirlo, pero el WiFi sólido respaldado por una conexión rápida y confiable es una necesidad para cualquier sala de conferencia. De hecho, la mayor parte de la tecnología que transformará tus reuniones y tu negocio depende de ella. Todos en la sala deben poder iniciar sesión y transmitir video, con un nivel razonable de calidad. Coloque el ancho de banda en su lugar y asegúrese de que su WiFi sea fácil de conectar tanto para los colaboradores como para los invitados. Una vez más, estas pequeñas actualizaciones son mucho menos costosas de solucionar con anticipación, por lo que no está perdiendo el tiempo de sus empleados cuando están en una sala de conferencias para hacer el trabajo.
5. Plataformas de gestión de proyectos
Mucho de lo que implica tener una gran reunión es el trabajo que ocurre antes de anunciar una reunión en la sala de conferencias. Estructurar los entregables, asegurarse de que las personas alcancen sus objetivos, planificar los horarios para mantener todo a tiempo, todo lo que se necesita para asegurarse de que los trenes funcionen a tiempo. Después de todo, no va a ser una reunión muy productiva si la gente no está preparada. Usa herramientas como Trello, Asana o Basecamp para asegurarte de que todos estén al día y de que las cosas de las que hablaste antes de tu reunión se dividan y realmente se hagan.
6. Programación de chatbots
Con herramientas de comunicación híbridas como Slack e incluso con el correo electrónico tradicional, también han surgido herramientas para resolver los dolores de cabeza comunes que enfrentan los equipos. Para las reuniones, la dificultad número uno es encontrar un momento que funcione para todos los involucrados y asegurarse de haber hecho un seguimiento con cualquier persona de la que aún no haya oído hablar. Varios bots han surgido para tratar de resolver ese problema, desde Meeting Bot de Slack y Meekan de Doodle hasta el x.ai multiplataforma.
Qué hacer ahora mismo con el diseño de su sala de conferencias existente
A pesar de que cada vez más trabajadores y pasan tiempo fuera de la oficina, muchas veces una reunión física sigue siendo simplemente la mejor manera de hacer las cosas. Maximizar su tiempo en persona es una necesidad, por lo que invertir en tecnología que pueda facilitarle la colaboración efectiva vale la pena el esfuerzo. Esto es lo que puede hacer ahora mismo para transformar el diseño de su sala de conferencias y sus reuniones.
- Ofrezca una solución de presentación inalámbrica para que no pierda el tiempo conectando cosas.
- Use una pizarra interactiva para colaborar con los miembros del equipo dentro y fuera de la oficina.
- Verifique la configuración de su videoconferencia y preste atención a los detalles.
- Utilice plataformas de gestión de proyectos para asegurarse de que se realiza el trabajo.
- Aproveche la programación de bots para eliminar la fricción del proceso de organización de una reunión.
- Asegúrese de tener el ancho de banda y WIFI en su lugar para satisfacer las necesidades de su organización.
Sí su empresa requiere incorporar o mejorar sus salas de conferencia, póngase en contacto con nosotros y juntos encontraremos la solución que mejor se adapte a sus necesidades.
