Comprando el sistema de videoconferencia correcto – Parte II
En esta, la segunda parte del artículo “Comprando el sistema de videoconferencia correcto”, nos centramos en los equipos y servicios de videoconferencia que debería investigar, cotizar y comparar antes de comprar.
En el caso de que no haya leído la parte uno, le contamos que las temáticas se relacionaron con el creciente interés sobre equipamiento de videoconferencia y sobre sistemas de éste tipo, desde las soluciones dedicadas para salas de reunión y equipamiento de telepresencia inmersiva, hacia los sistemas de video en la nube, entregado como servicio. Comprando el sistema de videoconferencia correcto – Parte II
Para decidir si acaso son mejores para su organización las soluciones de instalación local, o bien las soluciones de videoconferencia en la nube, debería primero definir lo siguiente:
- Metas para implementar una plataforma de videoconferencia;
- El número de sitios que deberían ser cubiertos, y la cantidad de salas que considerará en cada ubicación.
- Un inventario de equipamiento ya existente, incluyendo infraestructura
- Los equipamientos que los usuarios utilizarán –endpoints tradicionales de videoconferencia, tablets, smartphones, etc.-.
La idea es que pueda crear una matriz de evaluación donde realice comparaciones apropiadas. Esto, porque el costo de los modelos variará considerablemente, desde las inversiones únicas pero contundentes orientadas al equipamiento local, comparado con el modelo de gasto constante que ofrece la nube.
La infraestructura necesaria para la videoconferencia
Los componentes de la videoconferencia corresponden a las entrañas técnicas de la solución, y consisten en una o más MCUs, servidores de administración y posiblemente dispositivos para acceso remoto y para establecer VPNs.
Las empresas más grandes podrían tener quizás ya muchos de estos dispositivos de estos y otros tipos ya previamente instalados en distintas regiones. Comprando el sistema de videoconferencia correcto – Parte II
Ahora bien, la MCU es una pieza clave en la infraestructura, y es posiblemente también el ítem más caro –aún cuando en estricto rigor, bajaron tanto de precio hoy que llega a ser ridículo-.
Las MCU son capaces de conectar múltiples llamadas al interior de Salas Virtuales creadas dentro de las máquinas –lo que se conoce como llamadas multipunto- y permiten interoperar señales entre distintos tipos de equipos y marcas. Comprando el sistema de videoconferencia correcto – Parte II
Los componentes de infraestructura son en su mayoría dispositivos sofisticados que requieren soporte desde el área TI. Comprando el sistema de videoconferencia correcto – Parte II
Entonces, debería determinar si acaso su equipo TI tiene la expertise y la dotación de personal necesaria para asumir esa carga adicional de trabajo. Comprando el sistema de videoconferencia correcto – Parte II
Si no la tuviera, o si acaso el integrador con el que está trabajando no puede hacerse cargo con un contrato de mantención, podría entonces considerar una solución en la nube.
Otro punto a considerar es el nivel de integración y personalización que necesita para su instalación. Comprando el sistema de videoconferencia correcto – Parte II
Los controles de las salas de videoconferencia tales como la luz, el control de las cortinas, la integración con el calendario y los accesorios de audio son bastante intuitivos y comunes.
Sin embargo la integración que va más allá de los dispositivos de audio –especialmente en salones de gran tamaño- deben ser cuidadosamente estudiados, fundamentalmente al momento de realizar la inversión.
La integración con el calendario podría ser algo útil si utilizamos un sistema de nube junto a un proveedor de video como servicio. Comprando el sistema de videoconferencia correcto – Parte II
Por eso quizás no sería mala idea si pudiera preguntarle a su proveedor si acaso las salas virtuales que le entrega tienen capacidad abierta, o si acaso solamente permiten llamadas previamente agendadas.
La integración puede volverse un peso adicional con el tiempo, por lo que tiene que enfocarse en obtener primero el sistema de video, y luego considerar si acaso la integración con otras plataformas es necesaria.
Los participantes del mundo VaaS –video-as-a-service
Los proveedores de servicios en la nube tienen un amplio abanico de soluciones, siempre en Estados Unidos, lógicamente; dado el hecho de que ninguna de estas tecnologías ha arribado a Chile.
Blue Jeans Network por ejemplo, conecta a un número amplísimo de clientes en su propia plataforma de nube. Dimension Data, que compró a Teliris, por otro lado entrega interoperabilidad multimarcas, administra endpoints, posee soporte técnico e incluso ofrece generación de la llamada.
Carousel Industries se alineó con Pexip Infinity -solución potentísima que tocamos en éste artículo– para proveer del diseño de las salas, la integración de equipamiento audiovisual en las salas de conferencia, arriendo de equipos con su instalación, y también ofertas en servicios de nube.
En Chile, podría revisar lo que hacemos nosotros, por supuesto.
Los típicos de siempre en ésta área –Polycom, Cisco– ofrecen servicios en la nube de forma directa o también a través de partners, para plataformas de administración y multipunto. Vidyo y LifeSize también tienen sus propias nubes para entregar el servicio. Comprando el sistema de videoconferencia correcto – Parte II
En todo caso, para los dos tipos de soluciones –locales o en la nube- serán necesarios circuitos de red y dispositivos. Comprando el sistema de videoconferencia correcto – Parte II
Los proveedores de servicio –como Entel, que tienen un buen panel de expertos para esto- y también los distribuidores de equipamiento para redes pueden asistirlos con preguntas sobre evaluaciones de red, servicios de diseño y mejoras.
Una vez completado el importante paso de la elección de los servicios de videoconferencia adecuados para su organización, usted todavía tiene una serie de tareas a completar para asegurarse de que el sistema funciona bien y en realidad se puede utilizar.
Chequeo final para el rendimiento óptimo
Respecto a las ubicaciones geográficas a emplazar equipos de videoconferencia, en primer lugar debería identificar cuáles son los sitios qué más hablan entre ellos.
Colocar equipamiento en lugares claves que ya tienen comunicación hoy entre ellos, facilitará la colaboración entre esos sitios y le entregará una base ya construida de uso.
Los servicios de videoconferencia se vuelven cada vez más útiles al tiempo que más usuarios tienen acceso al sistema. Imagínese una red social como Facebook con solo 100 usuarios, y lleve luego ese ejemplo a este terreno. ¿Poco eficiente, cierto? Comprando el sistema de videoconferencia correcto – Parte II
Recuerde hacer que su sistema sea conveniente para los trabajadores que lo van a usar, no solamente para los ejecutivos.
Y no se olvide de lo siguiente:
- Consiga la red precisa. La calidad Full HD depende mucho de una buena conexión.
- El soporte es muy importante. Asegúrese de realizar seguimientos a las quejas y respóndalas bien. Problemas técnicos persistentes pueden matar el interés de los empleados en el uso del sistema.
- Asegúrese de conseguirle entrenamiento, especialmente a los usuarios más importantes, como las secretarias de gerencia.
Si puede conseguir apoyo desde jefatura con el proyecto, va a incrementar las probabilidades de que la instalación salga de la forma esperada. Esto, porque el pasarse a videoconferencia involucra un cambio cultural, y es siempre útil tener a la base de empleados alineada con el paso que quiere dar.
¿Quiere conocer más acerca de la videoconferencia? ¿Está cotizando por soluciones de éste tipo? Infórmese con nosotros
